KSeF 2026

Na kiedy nasza firma musi być gotowa na KSeF?

Firmy, których obrót w kwocie brutto (tj. z uwzględnieniem podatku VAT) przekroczył w roku 2024 próg 200 mln zł, będą pierwszymi objętymi obowiązkiem KSeF. Już od 1 lutego 2026 roku będą obowiązkowo wystawiać i wysyłać faktury do swoich odbiorców w tym trybie lub w trybie offline24.

Przesłanie faktury do KSeF będzie wówczas jednoznaczne z jej dostarczeniem do odbiorcy i zgodnie z prawem nie wymaga uprzedniej zgody nabywcy. A więc już od 1 lutego 2026 roku wszyscy Klienci dużych dostawców będą mieli obowiązek odbierania faktur z KSeF.

Pozostali podatnicy (z wyłączeniem tych, których obrót nie przekracza 10 tys zł w miesiącu) zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur sprzedaży w KSeF z dniem 1 kwietnia 2026. A więc od tego dnia, oprócz obowiązku pobierania dokumentów z KSeF, będą mieli także obowiązek wysyłania do niego swoich faktur sprzedaży.

Obowiązek wystawiania w KSeF dotyczyć będzie także faktur na rzecz odbiorców zagranicznych. Fakultatywne pozostaje jedynie wysyłanie do KSeF faktur wystawionych na konsumentów.

Jak w praktyce będzie wyglądała praca z KSeF?

Modeli współpracy będzie wiele i będą zależne od wielkości i potrzeb firmy. Najmniejsze firmy będą mogły skorzystać z Aplikacji Podatnika KSeF, którą dostarcza Ministerstwo Finansów. Obsłuży ona zarówno pobieranie faktur od dostawców, jak i ich wystawianie. Słabe strony tego rozwiązania to ograniczona liczba funkcjonalności (np. Brak opcji eksportu przelewów do banku) i brak dostosowania do specyfiki współpracy z biurem rachunkowym.

Najlepszym rozwiązaniem będą aplikacje chmurowe oferujące obieg dokumentów zintegrowany z KSeF.

Ich zalety to między innymi:

• Rozbudowane zarządzanie uprawnieniami
• Zarządzanie dokumentami pobranymi z KSeF z możliwością ich weryfikacji i zatwierdzania w ramach obiegu.
• Możliwość współpracy na jednej platformie z biurem rachunkowym.
• Bezpośrednia integracja z programami księgowym.
• Obsługa generowania przelewów

Największe firmy będą zarządzały importem i eksportem danych do KSeF z poziomu swoich programów ERP. Wciąż jednak będą one musiały wdrożyć mechanizmy zatwierdzenia pobranego dokumentu, aby nie paść ofiarą wyłudzeń i zapewnić mechanizmy kontroli biznesowej,

Na czym polega procedura offline24 KSeF?

Procedura offline24 to odpowiedź Ministerstwa Finansów na obawy biznesu o dostępność i stabilność infrastruktury KSeF. Pierwotnie zakładano, że wystawienie i przekazanie nabywcy faktury poza KSeF będzie możliwe tylko wówczas, gdy ogłoszona zostanie globalna awaria systemu KSeF. W każdym innym przypadku faktura miała być uznana za wystawioną tylko wtedy, gdy uda się ją wysłać na serwery Ministerstwa Finansów i uzyskać zwrotnie numer KSeF dla dokumentu.

Eksperci od początku wskazywali na błędy tych założeń. Rysowali wizje, w których na stacjach benzynowych czy sklepach tworzą się olbrzymie kolejki w oczekiwaniu na połączenie systemu sprzedaży z serwerem KSeF, aby Klient mógł uzyskać potwierdzenie wystawienia faktury.

System, offline24 pozwala na wystawienie i dostarczenie faktury poza KSeF pod warunkiem, że:

• faktura zostanie wysłana do KSeF w następnym dniu roboczym.
• Faktura wystawiona w trybie offline jest oznaczona kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności jej treści.

Ile kosztuje przygotowanie firmy do KSeF?

Jeśli wasza firma zdecyduje się na współpracę z nowoczesnym biurem rachunkowym, dodatkowe koszty przygotowania do KSeF mogą w ogóle nie wystąpić. W WZ Partners dostęp do aplikacji oraz wsparcie indywidualnego opiekuna księgowego Klienci otrzymują w standardzie.

Nowoczesne aplikacje obiegu dokumentów takie jak SaldeoSMART już teraz są gotowe na KSeF.

Twórcy dbają o to, aby interface pracy na dokumentach KSeF był niemal identyczny jak w obecnym modelu współpracy. Dla obecnych użytkowników zarówno ze strony Klienta jak i biura rachunkowego, którzy pracują w ramach tej samej aplikacji, KSeF nie będzie rewolucją.

Dzięki obiegowi dokumentów, który warto wdrożyć jeszcze przed KSeF, można przygotować hierarchię uprawnień i procesy kontroli.

Firmy, które nie mogą liczyć na kompleksowe wsparcie swojego biura rachunkowego muszą liczyć się z kosztami zakupu i utrzymania oprogramowania oraz wydatkami na wdrożenie oraz przeszkolenie zespołu.