Pakiet dla CFO

Nasze kilkudziesięcioletnie doświadczenie i znajomość rynku usług księgowych pozwala nam stwierdzić, że jedną z największych jego bolączek jest brak zaufania Klientów co do tego, w jaki sposób odbywa się prowadzenie ksiąg rachunkowych przez ich zewnętrzne biuro rachunkowe. Niepokój przeradzający się często w niezadowolenie ze współpracy jest tym większy, im większa jest świadomość co do wagi rzetelnych i szybko dostępnych danych finansowych. Dotyczy to przede wszystkim struktur z wydzielonym stanowiskiem dyrektora finansowego, CFO lub całych działów finansowych, controllingowych. Skuteczność ich pracy zależna jest od jakości oraz szybkości w dostępie do danych księgowych i potrzebują one w tym zakresie zaufanego partnera w zakresie outsourcingu księgowego.

WZ Partners jest właśnie takim partnerem. Przez lata liderzy naszych zespołów budowali swoje kompetencje w działach finansowych wiodących firm krajowych jak i zagranicznych, ucząc się od najlepszych CFO w branży. Dołączając do zespołu WZ Partners wykorzystują te doświadczenia i wkładają cały swój wysiłek, aby praca dyrektorów finansowych naszych klientów przynosiła wartość dodaną ich firmom i zapewniała im ciągły wzrost. Wszystko to zaś odbywa się pod czujnym okiem Partnerów naszej kancelarii, którzy dzielą się swoim bogatym doświadczeniem zdobytym przy współpracy zarówno ze start-up’ami jak i spółkami giełdowymi, międzynarodowymi grupami kapitałowymi, ale także firmami rodzinnymi czy też podmiotami z sektora NGO.

Czym jest Pakiet dla CFO od WZ Partners? To model współpracy w ramach outsourcingu księgowości: zestaw usług, kompetencji i narzędzi, które od lat rozwijamy i które w praktyce przyniosły w ocenie naszych Klientów wartość dodaną do ich codziennej pracy:

Komunikacja z Klientem to dla nas absolutny priorytet – to od niej wszystko się zaczyna i na niej się kończy. Zespoły finansowe z którymi na co dzień pracujemy muszą mieć zaufanie do współpracy oparte na komforcie komunikacji z ich biurem rachunkowym. Przez komfort ten rozumiemy dostępność, responsywność i elastyczność. Jak realizujemy te cele w praktyce?

Po pierwsze – struktura i kompetencje naszego zespołu. Każdy Klient ma przypisanego indywidualnego opiekuna księgowego w randze co najmniej specjalisty ds. rachunkowości. Osoba ta jest na równi z Partnerami odpowiedzialna za zapewnienie najwyższego standardu obsługi. Przez ponad 30 lat obecności na rynku outsourcingu usług księgowych zdobyliśmy know-how w zarządzaniu zespołami księgowymi i wiemy, jak to osiągnąć. Same kompetencje indywidualnego opiekuna nie wystarczą. Potrzebny jest czas i organizacja pracy, które pozwolą wykorzystać te kompetencje w codziennej komunikacji. Między innymi dlatego zespoły oddelegowane do projektów z zakresu Pakietu dla CFO, nie uczestniczą równolegle w obsłudze Klientów z segmentu jednoosobowych działalności gospodarczych: popularnej podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) – mikro, jednoosobowych firm, gdzie efektywność biznesu księgowego w tym segmencie wynika wprost z liczby obsługiwanych Klientów przez pojedynczego księgowego.

Po drugie – elastyczne formy komunikacji. Każda organizacja wypracowuje najlepsze dla siebie procesy i wybiera najwygodniejsze narzędzia. Stają się one tym bardziej ważne wobec zmieniających się standardów i form pracy: pracy zdalnej czy pracy hybrydowej. Znając wagę tych zagadnień wiemy, że skrzynka mailowa i telefon to dziś za mało. Co więcej – skuteczna i efektywna komunikacja w codziennej współpracy z biurem rachunkowym to taka, która zaciera barierę in-house <-> outsourcing. Dlatego w naszej codziennej pracy z Klientami korzystamy z wielu narzędzi i platform, wykorzystując możliwości takich platform jak np. Microsoft Teams®.

Po trzecie – transparentność. Nie boimy się tego, co robimy. Wglądu w naszą pracę i jej efekty w postaci ksiąg rachunkowych nie postrzegamy jako kontroli, ale jako wyraz współpracy i realizacji wspólnych celów. Począwszy od pojedynczego zapisu księgowego, aż po sporządzenie sprawozdania finansowego – jesteśmy świadomi wagi i istoty naszej pracy.

Im większa przejrzystość danych, tym szybsza detekcje i niższe koszty poprawek. Wszystko to zaś realizujemy w ramach kolejnego filaru Pakietu dla CFO:

Wiemy, że w wielu biurach rachunkowych pracę oraz moment jej zakończenia wyznaczają dopiero terminy płatności podatków. 20 dzień następnego miesiąca to dla dyrektorów finansowych archeologia z punktu widzenia bieżącej kontroli finansów i w WZ Partners doskonale zdajemy sobie z tego sprawę. Aby sprostać najbardziej wymagającym terminom raportowania oraz bieżącym potrzebom analitycznym naszych Klientów, naszą codzienną współpracę opieramy o narzędzia usprawniające obieg informacji i procedury księgowe.

Filarem obiegu danych księgowych jest udostępniana przez naszą Kancelarię platforma SaldeoSMART, która w ramach Pakietu dla CFO rozszerzona jest o moduł obiegu dokumentów. Platforma służy do uploadu dokumentów finansowych, które podlegają procesowi odczytu z użyciem OCR. Następnie dokument, w zależności od przypisanego mu typu, podlega indywidualnie zaprojektowanej ścieżce akceptacji, w ramach której dział finansowy Klienta może uzupełniać informacje np. o przypisanych centrach kosztowych, ale także generować paczki przelewów do bankowości elektronicznej.

Więcej informacji o funkcjonalnościach SaldeoSMART znajdą Państwo w zakładce e-księgowość.

Szerokie możliwości konfiguracyjne SaldeoSMART już same w sobie pozwalają wykorzystać repozytorium online do podstawowych analiz finansowych, a dostęp do skanów faktur z poziomu aplikacji webowej oraz aplikacji mobilnej znakomicie przyspiesza proces odnajdywania potrzebnych w danej chwili dokumentów. Dzięki wbudowanym funkcjonalnościom oferowanym przez to narzędzie, nie ma konieczności prowadzenia równoległego archiwum skanów dokumentów w postaci folderów czy też manualnego wprowadzania płatności do banku. To zupełnie nowy standard usług księgowych na rynku, przy jednoczesnym usprawnieniu procesów po stronie Klienta.

Kolejnym obszarem transparentności oraz dostępu do danych finansowych w modelu outsourcingu księgowości są moduły raportowania, zintegrowane z prowadzonymi przez WZ Partners księgami rachunkowymi Klientów oraz ich funkcjonalności. Oparte o technologię Business Intelligence (BI), narzędzia te oferują szereg scenariuszy ich wykorzystania w codziennej współpracy – począwszy od skonfigurowania automatycznych subskrypcji raportów, aż po bezpośredni dostęp Klienta do platformy webowej pozwalającej na samodzielne projektowanie raportów i upload danych z zewnętrznych źródeł.

Zakres dostępu do danych może rosnąć wraz ze skalowaniem biznesu i wykorzystaniem dalszych możliwości, jakie możemy zaoferować w ramach outsourcingu usług księgowych i infrastruktury IT WZ Partners:

Pakiet dla CFO i współpraca z WZ Partners to najlepsze rozwiązanie dla start-up’ów, które patrzą dalej i które zawczasu chcą przygotować się na wyzwania, jakie przyniesie dynamiczny wzrost ich biznesu. Współpracując z naszą kancelarią nie trzeba martwić się, że biuro rachunkowe stanie się hamulcowym dynamicznego rozwoju.

Już od samego początku współpracy z WZ Partners, procesy związane z ewidencją zdarzeń gospodarczych zostają skonfigurowane w sposób oraz w ramach infrastruktury systemów, które w płynny sposób będą w stanie poradzić sobie z obsługą coraz to bardziej rozbudowanej struktury biznesu. Bez konieczności istotnych nakładów inwestycyjnych oraz wielomiesięcznych procesów wdrożeniowych, nasi Klienci otrzymują dostęp narzędzi oraz infrastruktury oprogramowania ERP. W jaki sposób?

Rozpoczęcie współpracy z każdym Klientem oznacza skonfigurowanie przez WZ Partners, w ramach własnej infrastruktury oraz własnych licencji, bazy danych w programie COMARCH ERP OPTIMA®. W ramach codziennej obsługi nasz zespół ewidencjonuje zdarzenia gospodarcze w module ksiąg rachunkowych oraz – jeśli objęte obsługą – module kadr i płac. Na bieżąco powstaje baza danych, która od samego początku zintegrowana jest z platformą SaldoSMART, obsługującą obieg dokumentów kosztowych oraz podstawowe procesy sprzedaży w ramach dostępnego modułu „Faktury”.

Wzrost i skalowanie stawiają nowe wyzwania w zakresie obsługi wybranych procesów biznesowych – potrzebne są coraz to bardziej rozbudowane narzędzia, które będą zintegrowane z zewnętrznymi systemami, pozwolą na zaprojektowanie automatyzacji procesów i zapewnią bezpośredni eksport danych do ksiąg rachunkowych. Wszystko to, powiązane z presją czasową oraz ograniczeniami budżetowymi może na pozór wydawać się zadaniem o wysokim stopniu skomplikowania. W WZ Partners mamy jednak na to rozwiązanie.

Nasza infrastruktura pozwala nam rozbudowywać bazę danych opartą o księgi rachunkowe, o dodatkowe moduły klasy ERP, które stają się bezpośrednią częścią tejże bazy i do których Klienci mają swobodny, zdalny dostęp, pracując w tym samym środowisku równolegle z departamentem księgowości WZ Partners. W ten oto sposób dostarczamy w szybki i tani sposób rozwiązania dla wymagających procesów, na przykład z zakresu:

• Sprzedaży – dedykowany moduł do obsługi procesów wystawiania dokumentów sprzedaży, który w połączeniu z modułem CRM pozwala zautomatyzować wysyłkę dokumentów do Klientów jak i procesy windykacji. Moduł można zintegrować z zewnętrznymi systemami, np. platformami e-commerce. Dokumenty sprzedaży są automatycznie przenoszone do modułu ksiąg rachunkowych.
• Cash flow (Kasa/bank) – zarządzanie płatnościami bezpośrednio z poziomu ERP i bez koniczności logowania się do bankowości elektronicznej dzięki integracjom webservice. Preliminarz płatności, forecast wpływów i wydatków, kontrola rozrachunków.
• Magazynu – moduł do ewidencji ilościowo wartościowej stanów magazynowych. Możliwa integracja z zewnętrznymi platformami, w tym e-commerce.
• Kompletacji – obsługa podstawowych procesów produkcyjnych opartych o komplementację.
• Środków trwałych – ewidencja majątku trwałego, w tym zarządzanie wypożyczonym/wynajętym/leasingowanym sprzętem.

W praktyce Klient ponosi wyłącznie jednorazowe koszty zakupu danego modułu, którego klucz licencyjny jest przypisany do niego, a także koszty jego instalacji oraz wdrożenia wraz ze szkoleniem. Stałe koszty utrzymania ograniczają się wyłącznie do kosztów hostingu oraz corocznej opłaty odnawiającej licencję. Nieocenione korzyści tego modelu wdrożenia to między innymi:

• Brak kosztów przygotowania własnej infrastruktury hardware oraz software pod ERP.
• Brak kosztów integracji z księgami rachunkowymi.
• Brak kosztów wstępnej migracji danych (kartoteki są pobierane bezpośrednio z modułu ksiąg rachunkowych).
• Efektywny i tani proces wdrożenia oraz szkolenia.

Szybkość i efektywność w ramach Pakietu dla CFO to nie tylko obszar księgowości. WZ Partners to nie zwykłe biuro rachunkowe, ale profesjonalna kancelaria zrzeszająca także ekspertów w zakresie prawa, podatków, prawa pracy oraz IT. Osoby te na co dzień wspierają pracę zespołów księgowych i znają specyfikę działalności poszczególnych Klientów. Są proaktywni, gdy widzą obszar, w którym mogliby zaproponować efektywne rozwiązania. Są też do dyspozycji w ramach wsparcia jakichkolwiek innych, nowych zagadnień lub projektów naszych Klientów.

Efektywność doradztwa WZ Partners opiera się nie tylko na wspomnianej znajomości specyfiki Klienta, ale także na bezpośrednim dostępie do danych. Oznacza to oszczędność czasu i pieniędzy – budżetu projektu nie konsumuje czas spędzony przez zewnętrznych ekspertów na korespondencję z biurem rachunkowym, dzięki czemu realizacja projektu jest szybsza i tańsza. Wspólne projekty z ekspertami WZ Partners to realna synergia i wartość dodana.

Zapraszamy do zapoznania się z listą podstawowych usług księgowych wyznaczających minimalny zakres obsługi w ramach Pakietu dla CFO:

• Prowadzenie ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej.
• Przechowywanie dokumentacji źródłowej w formie elektronicznego archiwum online zgodnego z wymogami ustawowymi.
• Narzędzie online do wystawiania faktur sprzedaży.
• Indywidualnie projektowany obieg dokumentów.
• Obsługa eksportu płatności do bankowości elektronicznej i narzędzie online do kontroli stanu zobowiązań.
• Indywidualny opiekun księgowy i dedykowany zespół księgowy w biurach w Warszawie i Poznaniu.
• Kalkulacja podatku dochodowego PIT lub CIT w tym obsługa Spółek objętych ryczałtem od dochodów (tzw. Estoński CIT).
• Prowadzenie ewidencji VAT.
• Cykliczna i automatyczna subskrypcja raportów przychodów i kosztów.
• Sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego.
• Dostęp do usług doradztwa podatkowego.

Każdą ofertę w ramach Pakietu dla CFO przygotowujemy indywidualnie, poprzedzając jej stworzenie rozpoznaniem kluczowych potrzeb i procesów biznesowych po stronie Klienta, dobierając najbardziej odpowiednie kompetencje i narzędzia. Zapraszamy do kontaktu, abyśmy mogli osobiście zaoferować Państwu naszą wiedzę i doświadczenie.