E-Księgowość

Jako WZ Partners od zawsze dostrzegaliśmy w dynamicznie rozwijającym się sektorze fintech szans na usprawnienia w procesowaniu powtarzalnych czynności typowych dla biur rachunkowych. Na przestrzeni lat stworzyliśmy procedury i wdrożyliśmy narzędzia, które całkowicie wyeliminowały ze współpracy z naszymi Klientami papierowy obieg dokumentów, będąc prekursorem outsourcingu księgowości w modelu, który nazywamy e-Księgowość.

Księgowość online dla firm – nowy standard księgowości

Doskonale wiedzieliśmy, że czas spędzany przez klientów na kompletowanie dokumentów dla swojego biura rachunkowego, to dla nich wysoki koszt alternatywny w postaci czasu, który mogliby skutecznie przeznaczyć na rozwój swojego biznesu. Również z perspektywy typowego księgowego czas, który spędza na drukowaniu, kompletowaniu i przepisywaniu danych z dokumentu papierowego do programu księgowego to strata czasu, który mógłby zagospodarować i przeznaczyć na sprawną i efektywną komunikację z Klientem, szybko odpowiadając na jego pytania i doradzając mu w pilnych dla niego kwestiach.

Właśnie dlatego nieustannie monitorujemy rynek oprogramowania, śledzimy jego aktualizacje i premiery nowych modułów, a także ściśle współpracujemy z partnerami IT, aby testować i wdrażać rozwiązania oraz narzędzia, które będą sukcesywnie podwyższać jakość naszych usług i oszczędzać czas naszych Klientów. W wielu obszarach jesteśmy prekursorami na rynku, między innymi udostępniając naszym Klientom już od niemal 10 lat platformę SaldeoSMART jako elektroniczne repozytorium faktur zakupu i sprzedaży i wykorzystując silniki OCR, a także opracowując dla naszych Klientów dedykowane oprogramowania do bezpośredniego importu danych finansowych, np. z użyciem formatów EDI.

Automatyzacja procesów księgowych z księgowością online

Stawiając na automatyzację procesów importu danych, zyskujemy czas, który przeznaczamy na jakościową ocenę danych, dbając o kompletność, rzetelność i przejrzystość ewidencji rachunkowych naszych Klientów. Jesteśmy dzięki temu także bardziej dostępni i responsywni, sprawnie i szybko odpowiadając na pytania Klientów, a także doradzając im i pomagając w bieżących kwestiach. To przewaga nowoczesnej kancelarii rachunkowej jaką jest WZ Partners nad konkurencją, która obsługując Klientów w tradycyjnym modelu usług księgowych, jako priorytet musi uznać ręczne przepisanie treści faktury do systemu księgowego, nie mając tym samym czasu na właściwą obsługę Klienta.

Nowoczesne biuro rachunkowe to jednak nie tylko takie, które widzi w digitalizacji procesów wyłącznie szanse, ale dostrzega również zagrożenia. W WZ Partners jesteśmy świadomi odpowiedzialności, jaką jest przechowywanie w formie elektronicznej danych finansowych naszych Klientów, dlatego e-Księgowość to także bezpieczeństwo. Własna infrastruktura sieciowa o najwyższych standardach bezpieczeństwa, backup danych w kilku niezależnych lokalizacjach, opieka i współpraca z renomowanymi partnerami IT – to tylko kilka z wielu działań jakimi na co dzień dbamy o bezpieczeństwo i ochronę danych naszych Klientów.

Podstawowym narzędziem będącym podstawą obsługi księgowej w modelu e-Księgowość w WZ Partners jest platforma SaldeoSMART.

Nasi Klienci otrzymują w standardzie dostęp do panelu klienta, na który przesyłają dokumenty przekazując je tym samym do księgowania. Mogą to robić przez platformę www, aplikację mobilną lub e-mail. W ten sposób jednocześnie powstaje repozytorium dokumentów, do których nasi Klienci mają dostęp w dowolnym miejscu i czasie.

Dzięki silnikowi OCR i późniejszej weryfikacji przez dedykowany zespół księgowy, każdy dokument opisany jest w SaldeoSMART parametrami księgowymi takimi jak np. data zakupu, kontrahent, kwota, kategoria księgowa, dzięki czemu Klienci w intuicyjny sposób są w stanie odszukać potrzebny im dokument, a także dokonywać własnych analiz i eksportu raportów do plików excel.

Oprócz tego, za pośrednictwem SaldeoSMART oferujemy również:

• Możliwość eksportu przelewów do bankowości online
• Panel do wystawiania faktur sprzedaży wraz z obsługą płatności online od kontrahentów
• Moduł kasa
• Moduł zaliczki pracowników

Dla Klientów o rozbudowanej strukturze, wewnętrznych procedurach akceptacji, mających wiele centr kosztowych lub też wymagających specjalnych procedur w odniesieniu do dokumentów związanych z dotacjami ze środków UE, SaldeoSMART wdrażamy w oparciu o moduł „obieg dokumentów”. Parametryzujemy wówczas typy dokumentów i projektujemy dla nich indywidualne ścieżki obiegu i akceptacji, konfigurując jednocześnie prawa i obowiązki w stosunku do wybranych typów dokumentów, dla wybranych grup użytkowników.

SaldeoSMART w modelu „obieg dokumentów” jest wdrażane bezpośrednio przez zespół WZ Partners. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w obsłudze tej platformy nie musimy korzystać z usług zewnętrznych firm wdrożeniowych.

Wielu przedsiębiorcom funkcjonalności systemów zintegrowanego zarządzania przedsiębiorstwem (ERP) wydają się być zarezerwowane dla dużych podmiotów i wiążą się z projektami wdrożeniowymi o wartości co najmniej kilkudziesięciu tysięcy złotych. Dzięki rozwiązaniu jakie oferujemy w WZ Partners, zalety wykorzystywania systemu ERP dostępne są dla każdego z naszych Klientów, bez konieczności wdrażania tego typu rozwiązań na własną rękę i w ramach własnych infrastruktur sieciowych.

Synergia i przepływ danych z systemem ERP i SaldeoSMART

Rozwiązanie jakie oferujemy to możliwość budowy systemu klasy ERP i jego funkcjonalności w oparciu i wokół już wdrożonych, wykorzystywanych i hostowanych przez WZ Partners do prowadzenia ksiąg rachunkowych naszych Klientów modułów programu Comarch ERP Optima.

Klienci potrzebujący programu do obsługi:

• sprzedaży,
• magazynu,
• e-commerce,
• serwisu lub
• CRM

mogą zakupić moduły obsługujące dany obszar, dodając je do bazy danych, na której WZ Partners prowadzi księgi rachunkowe, tworząc w ten sposób zintegrowany system ERP.

Cała baza danych, wraz z modułami wykorzystywanymi wyłącznie przez Klienta, jest hostowana przez WZ Partners w ramach naszej infrastruktury sieciowej. Jako WZ Partners zapewniamy przy tym technologię umożliwiającą zdalny dostęp do oprogramowania.

Korzyści ze wspólnej pracy w jednym programie ERP

Ten unikalny model współpracy pozwala naszym Klientom uniknąć konieczności budowania własnej infrastruktury sieciowej i samodzielnego procesu wdrażania programu oraz interfejsów lub dedykowanych procedur do przekazywania danych do księgowości. Dzięki pracy Klienta i WZ Partners w ramach jednego systemu ERP osiągnięta jest wzajemna synergia w generowaniu i przepływie danych. Klienci korzystają w swoich modułach z informacji wprowadzonych przez dział księgowości (np. płatności z wyciągów bankowych), nie musząc wprowadzać ich na własną rękę. Dział księgowości zaś ma bezpośredni dostęp do danych generowanych przez Klienta w ramach tego samego programu, nie musząc ich importować lub wprowadzać z zewnętrznych źródeł.

e-Księgowość to nie jeden standardowy model obsługi, ale mix wykorzystania narzędzi i procedur, w zależności od potrzeb i specyfiki działania Klienta. Co więcej, nie ograniczamy się wyłącznie do wykorzystywania rozwiązań przez nas wdrażanych, ale jesteśmy otwarci na korzystanie także z aplikacji wdrożonych po stronie Klienta.

e-Księgowości nie da się zatem określić zamkniętą listą rozwiązań, ale można wskazać podstawowe elementy stanowiące fundament tej koncepcji:

e-Księgowość

• Elektroniczna wymiana dokumentów i informacji za pośrednictwem SaldeoSMART
• Darmowy dostęp do panelu www z archiwum dokumentów zintegrowanym z programem księgowym
• Darmowy dostęp do modułu wystawiania faktur sprzedaży
• Indywidualnie projektowane obiegi dokumentów online zintegrowane z programem księgowym
• Indywidualnie projektowane interfejsy importu danych, w tym import danych w formacie EDI
• Współpraca z Klientem w ramach jednego systemu ERP
• Konstruowanie raportów w oprogramowaniu typu Business Intelligence z możliwością automatycznej, cyklicznej wysyłki
• Ochrona i bezpieczeństwo danych finansowych Klientów przechowywanych w WZ Partners

Digitalizacja procesów księgowych, która stanowi jeden z głównych elementów stojących za efektywnością outsourcingu księgowości w WZ Partners oznacza, że nasi Klienci praktycznie nie muszą odwiedzać naszych biur w Warszawie i Poznaniu.

Wiemy jednak, że wśród klientów poszukujących profesjonalnych usług księgowych są osoby ceniące sobie różne formy codziennej współpracy, w tym także te, oparte na osobistych spotkaniach ze swoimi opiekunami księgowymi. W WZ Partners dbamy także o te potrzeby. Nasze biura w Warszawie i w Poznaniu zlokalizowane są w ścisłych centrach biznesowych tych miast – otwarte i dostępne dla wszystkich naszych Klientów, bez względu na to, w którym mieście się obecnie znajdują, jak i dla wszystkich tych, którzy chcą osobiście porozmawiać z naszymi Partnerami o rozpoczęciu współpracy.

Lokalizacja biura rachunkowego to nie tylko wygoda, ale także prestiż i zaufanie. Dzięki rozpoznawalnym i prestiżowym adresom, nasi Klienci korzystający z usług wynajęcia powierzchni pod rejestrację adresu siedziby w Warszawie lub Poznaniu, mogą legitymować się budzącymi zaufanie adresami ich firm. Klienci korzystający z tej usługi mają do dyspozycji sale konferencyjne, które mogą wykorzystywać wg swoich potrzeb, niezależnie od tego gdzie chcą zorganizować spotkanie: w Warszawie lub w Poznaniu. Kompleksowość naszych usług to świadomość naszych Klientów, że nasze usługi to więcej niż standardowy outsourcing księgowy.