JPK_CIT: nowy obowiązek sprawozdawczy wymagający zaplanowania przy zmianie biura rachunkowego

Od kiedy pojawiły się przepisy i wymogi techniczne dotyczące raportowania ksiąg rachunkowych w ramach JPK_CIT, na rynku pojawiły się głosy, że biuro rachunkowe można zmienić tylko z początkiem roku. Wiadomo i potwierdza to w swoich odpowiedziach Ministerstwo Finansów, że takie ograniczenie nie istnieje. Świadome odroczenie zmiany księgowości ze względu na JPK_CIT też nie jest wolne od pułapek. Plik za zamknięty rok wysyła się dopiero w lipcu, długo po zakończeniu współpracy z poprzednim biurem. Jeśli strony nie ustaliły, kto go przygotuje i złoży, problem może niespodziewanie wrócić wiele miesięcy po zakończeniu współpracy.

JPK_CIT to potoczna nazwa struktur, w których podatnicy CIT przesyłają urzędowi skarbowemu księgi po zakończeniu roku. Podstawowa z nich to JPK_KR_PD: księgi rachunkowe uzupełnione o dane potrzebne do rozliczenia podatku dochodowego.

Obowiązek wchodzi etapami i obejmuje lata podatkowe rozpoczynające się po:

• 31 grudnia 2024 r. – podmioty z przychodem powyżej 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe,
• 31 grudnia 2025 r. – podatnicy składający JPK_V7M (VAT miesięczny),
• 31 grudnia 2026 r. – pozostali podatnicy, w tym składający JPK_V7K (VAT kwartalny).

Dla większości spółek rozliczających VAT miesięcznie pierwszym raportowanym rokiem jest 2026. Plik za ten rok trzeba przesłać do 2 sierpnia 2027 r. (bo 31 lipca, ustawowy termin wysyłki wypada wówczas w sobotę). Co do zasady JPK_KR_PD składa się do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, czyli cztery miesiące po terminie złożenia CIT-8.

Plik ma postać XML zgodnego ze schemą Ministerstwa Finansów. Podpisuje się go kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym, a wysyła z programu księgowego lub przez aplikację Klient JPK_WEB. Plik może podpisać pełnomocnik (np. przedstawiciel biura rachunkowego), któremu spółka udzieliła pełnomocnictwa UPL-1.

Mimo, że obowiązek wysyłki pliku może zostać zrealizowany przez pełnomocnika, to należy przypomnieć, że zarząd odpowiada za rachunkowość także wtedy, gdy powierzył jej prowadzenie biuru.

JPK_KR_PD zawiera dane kontrahentów, zestawienie obrotów i sald ze znacznikami kont, dziennik wraz z zapisami na kontach, sumy kontrolne oraz węzeł RPD. Ten ostatni pokazuje różnice między wynikiem bilansowym a podatkowym i łączy księgi z zeznaniem CIT-8 oraz notę do podatku w sprawozdaniu finansowym.

Przepisy przewidują też drugi plik: JPK_ST_KR z ewidencją środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Ministerstwo Finansów przygotowało jednak projekt zwolnienia z jego przesyłania za lata 2026–2028, choć do czasu wydania rozporządzenia jest to wyłącznie projekt.

Czym JPK_KR_PD jest, a czym nie jest

JPK_KR_PD odwzorowuje kluczowe elementy ksiąg rachunkowych, ale ich nie zastępuje. W pliku nie ma m.in. inwentarza, dowodów księgowych, rozliczeń rozrachunków ani dokumentacji polityki rachunkowości. Biuro, które kończy współpracę, nie wywiązuje się więc z obowiązku przekazania ksiąg, jeśli wyda wyłącznie plik JPK_KR_PD. Plik powinien być elementem przekazania, ale tylko jednym z nich.

Należy też podkreślić, że JPK_KR_PD to postać elektroniczna ksiąg przekazywana na potrzeby podatkowe, a nie dodatkowy element ksiąg w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Dlatego warunki przygotowania i przekazania pliku po zakończeniu współpracy warto uzgodnić z biurem odrębnie od samego wydania ksiąg.

Nie ma przepisu, który by to uniemożliwiał wraz z wejściem w życie tego obowiązku sprawozdawczego. Ministerstwo Finansów odpowiedziało wprost na pytanie o spółkę, która w połowie roku zmienia system finansowo-księgowy i chce przygotować dwa pliki: jeden ze starego systemu, drugi z nowego. Odpowiedź opublikowana przez Ministerstwo brzmi:

Pliki JPK_KR_PD mogą być generowane za dowolne okresy, weryfikowana będzie jednak ciągłość zapisów.

Pytanie dotyczyło zmiany systemu, ale przy zmianie biura w praktyce zmienia się również system księgowy. W innej odpowiedzi MF doprecyzowało warunki. Pliki muszą mieć zachowaną ciągłość zapisów, bez luk i powtórzeń. Węzeł RPD wypełnia się wyłącznie w pliku domykającym rok, a w pozostałych plikach wykazuje się zera.

Odpowiedzi MF to wyjaśnienia, a nie przepis prawa. Są jednak jednoznaczne i spójne: rok można podzielić między dwa pliki, a tym samym także między dwa biura.

Niezależnie od wybranego wariantu ustępujące biuro powinno przygotować i przekazać plik JPK_KR_PD za okres, w którym prowadziło księgi. W nagłówku pliku okres pliku odpowiada okresowi obsługi poprzednika. Rok obrotowy wskazuje się jako pełny rok, a węzeł RPD zawiera zera. Dalej nowe biuro ma dwie drogi.

Pierwsza to pełna migracja zapisów. Nowe biuro importuje do swojego systemu wszystkie zapisy poprzednika, a po zakończeniu roku generuje z ksiąg jeden plik za cały rok. Plik poprzednika jest wtedy wyłącznie nośnikiem danych oraz ich importu do systemu nowego biura i nie trafia do urzędu.

Druga to migracja bilansu otwarcia i obrotów. Nowe biuro otwiera w swoim systemie rok obrotowy od 1 stycznia, importuje bilans otwarcia na 1 stycznia oraz obroty każdego konta z okresu poprzednika – jako dane bilansu otwarcia, a nie jako zapisy w dzienniku. Do urzędu trafiają wtedy dwa pliki: plik przygotowany przez poprzednie biuro za jego okres i plik nowego biura za pozostałą część roku, z węzłem RPD (różnice między wynikiem bilansowym a podatkowym) za cały rok.

W tym drugim wariancie najłatwiej o błąd. Zestawienie obrotów i sald w pliku nowego biura musi pokazywać bilans otwarcia na 1 stycznia i obroty narastające od początku roku, a nie saldo z dnia przejęcia ksiąg. Bilans otwarcia w obu przesyłanych wówczas plikach oznacza stan ksiąg na 1 stycznia, a nie na dzień przejęcia ksiąg przez nowe biuro. Dlatego dla każdego konta występującego w obu plikach musi mieć tę samą wartość w pliku poprzednika i w pliku za okres następcy.

Ministerstwo wskazuje, że przy migracji do nowego systemu nie wystarczy przenieść samych sald. Drugi wariant tego nie narusza, bo zapisy z okresu poprzednika trafiają do urzędu w ramach jego pliku.

W obu wariantach obowiązuje ta sama zasada: zero duplikatów i zero luk. Przy pełnej migracji nie wysyłamy pliku rocznego i dodatkowo pliku poprzednika. Przy dwóch plikach ich okresy nie mogą się nakładać ani zostawiać przerwy, a w dzienniku nowego biura nie może być zapisu wprowadzającego salda z dnia przejęcia ksiąg.

Wybór zależy przede wszystkim od możliwości systemu nowego biura i od tego, co ma się zmienić w obsłudze księgowej lub raportowaniu z ksiąg.

Pierwsze pytanie dotyczy tego, czy system nowego biura ma funkcjonalność importu zapisów z pliku JPK_KR_PD. Jeśli nie, pozostaje migracja bilansu otwarcia i obrotów.

Drugie pytanie dotyczy rozrachunków. Import samych zapisów bez otwartych pozycji rozrachunków niewiele daje, bo i tak trzeba je odtworzyć. Jeśli nie da się ich całkowicie przenieść pomiędzy systemami, rozsądniej może być przenieść obroty i otwarte pozycje rozrachunków niż importować całe dzienniki i zapisy.

Trzecie pytanie dotyczy planu kont i sposobu raportowania. Istotna przebudowa planu kont w trakcie roku komplikuje oba warianty. Przy pełnej migracji zapisy poprzednika zostają na starych kontach, obok nowej struktury, co może tworzyć szum informacyjny. Przy dwóch plikach stare konta trzeba zachować w systemie nowego biura – z bilansem otwarcia i obrotami poprzednika – a przejście na nowe konta przeprowadzić w okresie następcy: przez przeksięgowanie sald albo zakończenie księgowań na starych kontach i rozpoczęcie ich na nowych. Bezpieczniej wprowadzić zasadniczą zmianę planu kont od nowego roku, a w trakcie roku ograniczyć się do rozbudowy analityki, ale zmiany także w zakresie syntetyki nie są wprost wykluczone.

Pełna migracja ułatwia nowemu biuru analizę ciągów zapisów z pierwszej części roku bezpośrednio w swoim systemie. Wariant z dwoma plikami nie oznacza jednak utraty tego śladu. Plik poprzednika to ustrukturyzowany XML, który można analizować także poza systemem finansowo-księgowym, np. poprzez otwarcie w Excelu.

Trzeba też wziąć pod uwagę korekty. Przy pełnej migracji za cały roczny plik odpowiada jedno biuro. Przy dwóch plikach korekta za okres poprzednika wymaga jego udziału, dlatego ten wariant może zakładać konieczność współpracy obu biur także po zakończeniu roku.

Kluczowe wątpliwości techniczne

Numeracja w dzienniku nie musi powtarzać schematu poprzedniego biura i jego systemu księgowego. Musi być kolejna i ciągła w każdym dzienniku przez cały rok, a dwa różne zapisy nie mogą mieć tego samego numeru. Chronologię ustala się według dat zapisów księgowych, a nie dat operacji gospodarczych. Bezpieczne rozwiązania to kontynuacja numeracji poprzednika albo nowe dzienniki częściowe nowego biura.

Plan kont można zmienić w trakcie roku. Ponieważ jest on częścią dokumentacji zasad rachunkowości, zmianę trzeba w niej udokumentować. Każde konto z obrotami lub saldem w danym roku występuje w zestawieniu obrotów i sald jeden raz, pod swoim identyfikatorem. Zestawienie obejmuje także konta syntetyczne. Każde konto ma obowiązkowy znacznik bilansowy lub wynikowy, a jeśli służy rozliczeniu CIT – również znacznik podatkowy.

Przy rocznym sprawozdaniu finansowym rynek od dawna przyjmuje, że sprawozdanie za zamknięty rok sporządza biuro, które w tym roku prowadziło księgi. Często wynika to wprost z umowy.

JPK_KR_PD to nowy obowiązek, a większość umów z biurami rachunkowymi powstała przed jego wprowadzeniem – najpewniej więc go nie obejmuje. Termin jego wysyłki przypada na koniec siódmego miesiąca po zakończeniu roku (przy roku kalendarzowym – koniec lipca), czyli cztery miesiące po CIT-8 i po sporządzeniu sprawozdania. Plik powstaje zatem wtedy, gdy współpraca z poprzednim biurem formalnie się zakończyła, a jego uwaga jest już przy innych klientach.

Obowiązek nie zaczyna się przy tym w lipcu. Znaczniki kont, numery NIP kontrahentów i numery KSeF powinny trafiać do ksiąg na bieżąco przez cały rok. Jeśli poprzednik ich nie uzupełnił, problem wyjdzie przy generowaniu pliku. Wtedy chodzi już nie o konfigurację wysyłki, tylko o uzupełnianie ksiąg za cały rok i o to, kto ma za tę pracę zapłacić.

Kwestię JPK_KR_PD za zamknięty rok najlepiej rozstrzygnąć, zanim wypowiedziana zostanie umowa dotychczasowemu biuru: kto przygotuje plik, kto go podpisze i wyśle, na jakich warunkach. Równie ważny jest drobny szczegół formalny. Pełnomocnictwa UPL-1 osoby z poprzedniego biura nie należy wówczas odwoływać przed terminem wysyłki JPK_CIT. Ryzyko jest największe w pierwszym cyklu raportowania, a dla większości spółek to właśnie rok 2026.

JPK_KR_PD daje administracji skarbowej dla CIT narzędzie analityczne podobne do tego, które od lat ma w VAT. To sygnał, że punkt ciężkości kontroli przesuwa się teraz w stronę podatku dochodowego i co za tym idzie: zawartości i jakości ksiąg rachunkowych.

Dla firm i biur rachunkowych to jednocześnie dobra wiadomość. Po raz pierwszy wszyscy podatnicy CIT muszą co roku generować księgi w jednym, ustandaryzowanym formacie – ze znacznikami kont – a to upraszcza migrację danych i przenoszenie ksiąg.

Obowiązek nie blokuje więc zmiany biura w trakcie roku. Wręcz przeciwnie: pliki za okresy obsługi poszczególnych biur porządkują granice odpowiedzialności. Przy dwóch plikach wynikają one wprost z plików, przy pełnej migracji – z protokołu przekazania.

W WZ Partners przejmując obsługę księgową, zaczynamy od przeglądu merytorycznego ksiąg poprzednika – także pod kątem gotowości do JPK_KR_PD. Pomagamy firmom opracować bezpieczny dla nich harmonogram i proces przekazywania dokumentacji księgowej oraz podatkowej.