KSeF 2026
Przekształcamy wyzwania KSeF w przewagę konkurencyjną. Dostarczamy narzędzia i wsparcie, które usprawniają Twoje finanse już dziś.
Przygotujemy Twoją firmę na pełne wykorzystanie KSeF i zrealizujemy przeskok technologiczny, o którym myślisz od dawna. Nowoczesne aplikacje wspierane AI, zautomatyzowane procesy i zaawansowane raportowanie – wszystko w jednym kroku.
Zobacz jakie szanse na realne zmiany może Ci przynieść optymalizacja procesów KSeF i usługi księgowe dostarczane przez WZ Partners.
Czy Twoje obecne biuro
rachunkowe radzi sobie z KSeF?
Nowa rzeczywistość
Od 1 lutego 2026 KSeF stał się rzeczywistością dla wszystkich przedsiębiorców. Duzi podatnicy wystawiają faktury wyłącznie w KSeF, co oznacza, że każda firma musi je stamtąd pobierać.
Wielu właścicieli i menadżerów liczyło, że biura rachunkowe wezmą odpowiedzialność za przeprowadzenie tej transformacji.
Tymczasem wiele firm dopiero teraz odkrywa, że dotychczasowe procesy nie są dostosowane do nowej rzeczywistości KSeF.
Sygnały, że Twoje procesy wymagają optymalizacji
Jeśli po wejściu KSeF:
- Dokumenty z KSeF nie trafiają automatycznie do właściwych osób i działów.
- Kontakt z księgową jest utrudniony i długo czekacie na odpowiedzi.
- Wasza firma ma ambicje rozwoju, ale wiecie, że procesy księgowe i raportowe są na podstawowym poziomie.
– to najwyższy czas, aby przejąć inicjatywę.
Czas na działanie
KSeF to nie tylko obowiązek – to szansa na transformację technologiczną, którą najlepsze firmy już realizują. Wykorzystaj ten moment, zanim konkurencja Cię wyprzedzi.
Szansa by przekształcić obowiązek w przewagę konkurencyjną
Podczas gdy wiele firm zmaga się z chaosem pierwszych tygodni KSeF, ambitne organizacje przekuwają wyzwania w usprawnienia procesów.
Dzięki naszym narzędziom i doświadczeniu KSeF może być dla Twojej firmy trampoliną do:
Technologiczny
skok jakościowy
- Zaawansowany obieg dokumentów wspierany funkcjami AI
- Automatyczne uzupełnianie parametrów księgowych z AI
- Nowoczesne aplikacje do zarządzania sprzedażą
Zaawansowany
controlling
- Zarządzanie budżetem zintegrowane z obiegiem dokumentów
- Automatyczne raportowanie z aplikacji BI
- Zdalny dostęp do ERP
Bezpieczeństwo
i kontrola
- Procedura ochrony przed wyłudzeniami za pośrednictwem KSeF
- Zaawansowane zarządzanie uprawnieniami w obiegu dokumentów
- Pełna kontrola i historia przepływu dokumentów
Kluczowe wyzwania KSeF, które pomagamy rozwiązać
Integracja systemów sprzedażowych
Problem
Od 1 kwietnia 2026 Twoja firma musi wystawiać faktury sprzedaży w KSeF. Jeśli jeszcze nie masz zintegrowanego oprogramowania – zostały tygodnie na wdrożenie.
Nasze rozwiązanie
W standardzie otrzymacie od nas moduł do wystawiania faktur sprzedaży SaldeoSMART w pełni zintegrowany z KSeF.
Obsłużymy też bardziej zaawansowane scenariusze pomagając dostosować wasze aplikacje do KSeF i komunikacji z ERP.
Zarządzanie fakturami
zakupu
Problem
Od 1 lutego 2026 faktury od dużych dostawców nie przychodzą mailem – są dostępne wyłącznie w KSeF. Przypisanie faktur do odpowiednich osób i działów stało się pilnym wyzwaniem.
Nasze rozwiązanie
Pomożemy wam zarządzić uprawnieniami na poziomie aplikacji KSeF i wdrożymy obieg dokumentów SaldeoSMART, który sprawnie obsłuży dystrybucję faktur pobranych z KSeF pomiędzy wasze działy. Funkcja Uzupełnij z AI automatycznie kategoryzuje i dekretuje faktury.
Ochrona przed oszustwami
Problem
Eksperci od miesięcy ostrzegali, że przestępcy wykorzystają KSeF do wyłudzeń. Te obawy już się potwierdzają – fikcyjne faktury w KSeF to realne zagrożenie, na które Twoja firma musi być przygotowana.
Nasze rozwiązanie
Wspólnie z wami zaprojektujemy obieg dokumentów dostosowany do waszych struktur. Dzięki temu zyskacie szczelne mechanizmy akceptacji z miniobiegiem KSeF, które uszczelnią wasze procedury i uchronią przed wyłudzeniami.
Skontaktuj się z nami
6 kroków do pełnej kontroli nad KSeF
FAZA PRZYGOTOWAWCZA
01
Analiza i dobór
narzędzi
- Przegląd obecnie wykorzystywanych systemów
- Rekomendacja doboru nowych aplikacji
- Koncepcja integracji pomiędzy systemami
02
Projektowanie obiegu
dokumentów
- Analiza struktury organizacyjnej
- Mapowanie procesów zatwierdzania
- Optymalizacja przepływu informacji
FAZA WDROŻENIOWA
03
Konfiguracja systemów
- Dostosowanie pól w obiegu do wymogów raportowania
- Konfiguracja ksiąg rachunkowych i planu kont
- Konfiguracja automatycznego raportowania BI
04
Integracja z KSeF
- Połączenie aplikacji z bazą KSeF
- Konfiguracja uprawnień w aplikacji podatnika KSeF
- Pełna integracja KSeF z modułem sprzedaży i obiegiem dokumentów.
FAZA OPERACYJNA
05
Szkolenia zespołu
- Uruchomienie indywidualnych kont użytkowników
- Kompleksowe szkolenie z obsługi systemów
- Dostęp do centrów pomocy i materiałów video
06
Bieżąca obsługa
księgowa
- Indywidualny opiekun księgowy
- Dostęp do premierowych modułów SaldeoSMART
- Ciągła optymalizacja procesów
Zaawansowane rozwiązania dostępne dla naszych Klientów
Nasi Klienci już korzystają z zaawansowanych narzędzi, które automatyzują pracę z KSeF. Oto rozwiązania, które możesz wdrożyć od zaraz:
Zarządzanie sprzedażą i magazynem w ERP
Sprzedaż i magazyn z działającą integracją ERP z KSeF
- Zaawansowane cenniki i kategorie
elastyczne zarządzanie pricingiem i produktami. - Integracja z e-commerce
integracja ERP z platformami i sklepami internetowymi. - Infrastruktura w chmurze
bezpośredni dostęp do systemu ERP w infrastrukturze WZ Partners.
Inteligentne budżetowanie
Kontrola zgodności dokumentów pobranych z KSeF z budżetem
- Intuicyjna konfiguracja
Łatwe tworzenie i zarządzanie liniami budżetowymi w panelu webowym. - Automatyczne przypisywanie z AI
funkcja podpowiada kategorię budżetową, rejestr i wymiary księgowe. - Szybki podgląd źródeł
jeden klik aby zobaczyć dokumenty składające się na dane wykonanie.
Raportowanie i Business Intelligence
Profesjonalne analizy z narzędzi BI
– dane z KSeF i modułów ERP
- Automatyczne raporty
cykliczne dostarczanie raportów na email w wybranych terminach. - Dashboardy online
dostęp do kluczowych wskaźników 24/7 z dowolnego miejsca. - Integracja danych
łączenie informacji z ERP, KSeF i innych systemów zewnętrznych.
Nasze doświadczenie w liczbach
Ponad 100
Skonfigurowanych obiegów dokumentów
Ponad 200
Użytkowników codziennie korzystających z naszych systemów
Ponad 350
Typów dokumentów obsługiwanych w ramach obiegów
Ponad 13 000
Stron dokumentów miesięcznie obsługiwanych w obiegach
3 niezależne
Centra danych z najwyższymi standardami bezpieczeństwa
Case studies
Firma z branży consultingowej
Wyzwania
- Zespół ds. finansów miał utrudniony kontakt z poprzednim biurem rachunkowym.
- Dokumenty przesyłane były emailem. Trudno było zarządzać rachunkami do wydatków w podróżach służbowych.
- Aby móc zarządzać finansami, zespół finansowy przepisywał wszystkie koszty do plików excel.
Nasze rozwiązania
- W kilka dni wdrożyliśmy aplikację z obiegiem do dokumentów.
- Wdrożyliśmy zarządczy plan kont, zgodny z kategoriami budżetowymi i strukturą działów Klienta.
- Pracownicy w delegacjach zyskali możliwość dodawania dokumentów do obiegu przez aplikację mobilną.
- Ręczne raporty excela zniknęły. Zastapiły je automatyczne raporty z aplikacji BI.
Startup z branży technologicznej
Wyzwania
- Founderzy skupieni na rozwoju nie mieli czasu na analizy księgowe i nie byli informowani o skali braków w dokumentacji, w tym w fakturach.
- Próba wyjścia z kryzysu przez zatrudnienie księgowego została przerwana jego nagłym odejściem.
- Spółka została bez opieki nad finansami, z zakupionym programem ERP i nieporządkiem w księgach.
Nasze rozwiązania
- Niezwłocznie odtworzyliśmy księgi za kilka miesięcy wstecz.
- Dzięki zaangażowaniu i inicjatywie naszego zespołu odzyskaliśmy dla Klienta ponad 220 tys. zł podatku VAT z odnalezionych faktur zakupu.
- Zorganizowaliśmy wdrożenie modułów sprzedaży ERP po stronie Klienta i zintegrowaliśmy go z naszymi systemami.
- Wdrożyliśmy obieg dokumentów.
Firma z branży produkcyjnej
Wyzwania
- Spółka zakupiła program ERP, ale nie ukończyła wdrożenia. Wiele procesów wciąż realizowano ręcznie i niezgodnie ze standardami rachunkowymi.
- Mimo zakupu ERP nie wdrożono obiegu dokumentów. Zarząd i właściciele nie mieli poczucia kontroli i przejrzystości finansów. Procesy zarządzania cash flow były niewydolne.
Nasze rozwiązania
- Zmapowaliśmy procesy produkcji, odpowiednio zmodyfikowaliśmy plan kont i wdrożyliśmy prawidłowe schematy rozliczenia i księgowania produkcji.
- Uruchomiliśmy integracje między naszymi systemami ERP: produkcja i sprzedaż po stronie Klienta. Księgowość oraz kadry i płace: w systemach WZ Partners.
- Wdrożyliśmy obieg dokumentów z wymogiem akceptacji przez Zarząd przed realizacją płatności.
FAQ
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Od 1 lutego 2026 duzi podatnicy (obrót brutto powyżej 200 mln zł w 2024) wystawiają faktury wyłącznie w KSeF. To oznacza, że wszystkie firmy – niezależnie od wielkości – już teraz muszą pobierać faktury zakupu z KSeF.
Przesłanie faktury do KSeF jest jednoznaczne z jej dostarczeniem do odbiorcy i zgodnie z prawem nie wymaga uprzedniej zgody nabywcy.
Od 1 kwietnia 2026 obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych podatników VAT (z wyłączeniem tych, których obrót nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie). Jeśli Twoja firma jeszcze nie ma wdrożonych procesów – zostało niewiele czasu.
Obowiązek wystawiania w KSeF dotyczy także faktur na rzecz odbiorców zagranicznych. Fakultatywne pozostaje jedynie wysyłanie do KSeF faktur wystawionych na konsumentów.
Jak w praktyce wygląda praca z KSeF?
Modeli współpracy jest wiele i zależą od wielkości i potrzeb firmy. Najmniejsze firmy mogą korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF, którą dostarcza Ministerstwo Finansów. Obsługuje ona zarówno pobieranie faktur od dostawców, jak i ich wystawianie. Słabe strony tego rozwiązania to ograniczona liczba funkcjonalności (np. brak opcji eksportu przelewów do banku) i brak dostosowania do specyfiki współpracy z biurem rachunkowym.
Najlepszym rozwiązaniem są aplikacje chmurowe oferujące obieg dokumentów zintegrowany z KSeF.
SaldeoSMART – platforma, z której korzystają nasi Klienci – oferuje:
- Automatyczne uzupełnianie parametrów księgowych z AI – system sam kategoryzuje i dekretuje faktury
- Miniobieg KSeF – zatwierdzanie i odrzucanie faktur przed przekazaniem do księgowości
- Aplikacja mobilna z pełną obsługą KSeF – wysyłanie i przeglądanie faktur z telefonu
- Automatyczne parowanie płatności – natychmiastowe łączenie transakcji bankowych z fakturami
- Rozbudowane zarządzanie uprawnieniami
- Możliwość współpracy na jednej platformie z biurem rachunkowym
- Bezpośrednia integracja z programami księgowymi
- Obsługa generowania przelewów
Największe firmy zarządzają importem i eksportem danych do KSeF z poziomu swoich programów ERP. Wciąż jednak muszą wdrożyć mechanizmy zatwierdzenia pobranego dokumentu, aby nie paść ofiarą wyłudzeń i zapewnić mechanizmy kontroli biznesowej.
Na czym polega procedura offline24 KSeF?
Procedura offline24 to odpowiedź Ministerstwa Finansów na obawy biznesu o dostępność i stabilność infrastruktury KSeF. Pierwotnie zakładano, że wystawienie i przekazanie nabywcy faktury poza KSeF będzie możliwe tylko wówczas, gdy ogłoszona zostanie globalna awaria systemu KSeF.
Eksperci od początku wskazywali na błędy tych założeń. Rysowali wizje, w których na stacjach benzynowych czy sklepach tworzą się olbrzymie kolejki w oczekiwaniu na połączenie systemu sprzedaży z serwerem KSeF.
System offline24 pozwala na wystawienie i dostarczenie faktury poza KSeF pod warunkiem, że:
- faktura zostanie wysłana do KSeF w następnym dniu roboczym
- faktura wystawiona w trybie offline jest oznaczona kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności jej treści
Ile kosztuje wdrożenie procesów KSeF?
Jeśli wasza firma zdecyduje się na współpracę z nowoczesnym biurem rachunkowym, dodatkowe koszty mogą w ogóle nie wystąpić. W WZ Partners dostęp do aplikacji oraz wsparcie indywidualnego opiekuna księgowego Klienci otrzymują w standardzie.
SaldeoSMART – aplikacja, z której korzystają nasi Klienci – jest w pełni zintegrowana z KSeF. Od stycznia 2026 dostępna jest także funkcja Uzupełnij z AI, która automatycznie dekretuje faktury pobrane z KSeF.
Dzięki obiegowi dokumentów można przygotować hierarchię uprawnień i procesy kontroli, które chronią przed błędami i wyłudzeniami.
Firmy, które nie mogą liczyć na kompleksowe wsparcie swojego biura rachunkowego muszą liczyć się z kosztami zakupu i utrzymania oprogramowania oraz wydatkami na wdrożenie oraz przeszkolenie zespołu.
