4 rzeczy, które warto zrobić już teraz, aby przygotować się do KSeF

Obowiązkowy KSeF startuje za rok, ale czy wasza firma jest gotowa? Według szacunków Ministerstwa Finansów, system obejmie ponad 2 miliony polskich przedsiębiorstw. Duże firmy (powyżej 200 mln zł obrotów) muszą być gotowe już 1 lutego 2026, pozostali – od 1 kwietnia 2026.

Większość firm odkłada przygotowania na ostatnią chwilę. To błąd. Ci, którzy zaczną działać już teraz, nie tylko unikną stresu związanego z wdrożeniem na ostatnią chwilę, ale też zyskają realną przewagę konkurencyjną.

Oto 4 konkretne kroki, które możecie podjąć w waszej firmie już dziś.

Zacznijmy od podstawowego pytania: czy system, którego używacie do fakturowania, będzie w ogóle obsługiwał KSeF?

To może wydawać się oczywiste, ale wiele firm korzysta z zagranicznych systemów billingowych – Stripe, PayPal Invoicing czy innych platform SaaS. Problem? Te systemy zostały stworzone dla globalnego rynku i często nie uwzględniają lokalnych regulacji podatkowych.

Co konkretnie zrobić?

Skontaktujcie się ze swoim dostawcą oprogramowania już teraz i zadajcie następujące pytania:

• Czy w aplikacji planujecie wsparcie dla KSeF?
• Jaki jest harmonogram prac?
• Czy będzie to funkcjonalność podstawowa czy dodatkowo płatna?
• Czy system obsłuży nową strukturę faktury FA(3)?

Macie odpowiedź? Czas na decyzję:

Scenariusz A: System będzie gotowy

• Jeśli już teraz obsługuje KSeF 1.0 – to dobra wiadomość! Będziecie mogli kontynuować przygotowania i prowadzić testy, o których piszę w kroku 4.
• Jeśli wsparcie jest w planach – zarezerwujcie czas na testy zgodnie z harmonogramem wdrożenia przez producenta.

Scenariusz B: Brak planów wsparcia

• Opcja 1: Zmieńcie system (realny czas wdrożenia zależy od stopnia złożoności waszych obecnych procesów fakturowania, ale nie warto zwlekać).
• Opcja 2: Zaimplementujcie bramkę integracyjną/middleware. Wówczas pracujcie już na API KSeF 2.0.
• Opcja 3: Możecie skorzystać z darmowej aplikacji podatnika udostępnianej przez MF, ale jej funkcje są bardzo ograniczone. To ostateczność.

Kluczowe: Decyzja musi zapaść teraz. Wdrożenie nowego systemu to nie kwestia tygodnia czy miesiąca. Potrzebujecie czasu na migrację danych, przeszkolenie zespołu i przetestowanie procesów.

Zastanawiacie się, po co Wam elektroniczny obieg dokumentów, skoro KSeF i tak wszystko zautomatyzuje? Otóż to kluczowy element przygotowań, szczególnie w kontekście faktur kosztowych.

Dlaczego to takie ważne?

Elektroniczny obieg dokumentów to absolutny must-have w dobie KSeF. Pozwoli usystematyzować proces pobierania faktur z serwerów Ministerstwa oraz pozwoli wdrożyć procedury walidacji pobranych danych, abyście mogli uniknąć oszustw i prób wyłudzeń na pustą fakturę. Jak do tego dojść?

Po pierwsze, musicie zmapować swoje obecne procesy:

• Skąd przychodzą faktury kosztowe?
• Kto uczestniczy w procesach ich odbierania?
• Jak dokumenty trafiają do księgowości?
• Jak wygląda proces zatwierdzenia dokumentów do płatności?

Dopiero gdy poznacie status quo, możecie zaprojektować proces docelowy:

• Wybrać narzędzie do obsługi obiegu. Jednym z najpopularniejszych jest SaldeoSMART.
• Podzielić dokumenty na typy i zaprojektować dla nich dedykowane obiegi.
• Wytypować uczestników obiegu i przeszkolić ich z obsługi.
• Przenieść procesy do obiegu i systematycznie je usprawniać.
• Płynnie przejść z uploadu e-Faktur na pobieranie faktur z KSeF, gdy wejdzie już w życie.

Ważne: co z fakturami zagranicznymi?

Tu warto podkreślić kluczową kwestię – faktury od zagranicznych kontrahentów nadal będą przychodzić poza systemem KSeF. Oznacza to, że elektroniczny obieg dokumentów, który wdrożycie teraz, pozostanie w pełni aktualny dla tej grupy dokumentów. Będziecie działać w modelu hybrydowym: KSeF dla faktur krajowych, elektroniczny obieg dla zagranicznych.

E-faktura vs faktura ustrukturyzowana – warto znać różnice

E-faktura (obecnie):

• To po prostu PDF – dokument do odczytu przez człowieka.
• Księgowa musi ręcznie przepisać dane do systemu albo wspiera ją w tym silnik OCR.
• Ryzyko błędów przy wprowadzaniu lub błędu w odczycie.

Faktura ustrukturyzowana (KSeF):

• Format XML – dane w znormalizowanej strukturze.
• System automatycznie importuje wszystkie informacje.
• Zero błędów ludzkich przy przepisywaniu, 100% automatyzacji.

SaldeoSMART jako rozwiązanie

W WZ Partners wdrażamy SaldeoSMART i jesteśmy w stanie przeprowadzić pełną konfigurację i uruchomienie w mniej niż miesiąc. System oferuje funkcjonalności, które przygotują Was do KSeF:

• Integracja z KSeF zarówno w module sprzedaży jak i faktur zakupu.
• Zarządzanie workflow dokumentów w module obieg dokumentów.
• Automatyzacja przelewów – zarządzanie eksportem płatności do banku.

Natychmiastowa korzyść? Porządek w dokumentach i oszczędność czasu już teraz, jeszcze przed KSeF.

Teoria to jedno, praktyka to drugie. KSeF daje możliwość zapoznania się z jego możliwościami w bezpiecznym środowisku testowym. Warto skorzystać z tej możliwości i w praktyce zrozumieć założenia systemu.

Jak zacząć testy?

1. Wejdźcie na https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login.
2. Zalogujcie się przez profil zaufany (musicie mieć uprawnienia do reprezentacji firmy).
3. Aktywujcie konto testowe.

Co warto przetestować?

Wystawienie faktury:

• Przejrzyjcie wszystkie dostępne pola.
• Sprawdźcie, które dane są obowiązkowe w procesie wystawiania faktury.
• Zwróćcie uwagę na ustawienia uprawnień i opcję generowania tokenów.
• Wystawcie i wyślijcie testową fakturę.
• Jeśli macie możliwość uruchomienia kont testowych dla 2 różnych firm – przetestujcie także odbiór faktury.

Przygotuj dostęp produkcyjny – działaj już teraz!

Formularz ZAW-FA to klucz do produkcyjnego KSeF. Bez zgłoszenia do Urzędu Skarbowego na tym druku nie zyskacie dostępu do produkcyjnej aplikacji KSeF. Uwaga: Na ten moment nie możecie go wysłać przez formularz e-Deklaracji. Macie dwie opcje:

• Pismo elektroniczne opatrzone podpisem kwalifikowanym.
• Tradycyjna poczta.

Dlaczego warto zrobić to teraz? Proces weryfikacji może potrwać kilka tygodni. Im szybciej wyślecie, tym szybciej otrzymacie dostęp.

Więcej informacji znajdziecie na naszym blogu w tym wpisie.

Kluczowa decyzja: kto będzie miał dostęp?

To nie jest techniczna formalność. Osoba z dostępem do aplikacji KSeF będzie widzieć WSZYSTKIE faktury Waszej firmy – sprzedażowe i kosztowe. To wrażliwe dane finansowe pokazujące:

• Kto jest Waszym dostawcą i ile mu płacicie – to obejmuje także pracowników B2B.
• Kto kupuje od Was i za jakie kwoty.
• Strukturę kosztów i przychodów wynikającą z faktur krajowych.

Przemyślcie już teraz:

• Kto będzie administratorem systemu?
• Jak podzielić uprawnienia w zespole?
• Jakie procedury zastępcze wprowadzić?

Macie system gotowy na KSeF? Świetnie! Czas na prawdziwe testy.

Weryfikacja techniczna – dwa must-have:

1. Dostęp do środowiska produkcyjnego KSeF (patrz krok 3).
2. Działająca integracja między Waszym systemem do wystawiania faktur a KSeF.

Brzmi prosto? W praktyce mogą pojawić się niespodzianki. Dlatego testujcie już teraz, gdy macie czas na poprawki.

Pilotaż biznesowy – wybierzcie partnera

Najlepszy partner do testów to:

• Stały, zaufany kontrahent.
• Firma, z którą macie ustalony złożony proces fakturowania (wtedy przetestujecie różne scenariusze).
• Partner również zainteresowany przygotowaniem do KSeF.

Jak mogą przebiegać testy?

• Ustalcie, które elementy obecnej struktury faktury muszą znaleźć odzwierciedlenie w KSeF.
• Wybierzcie i potwierdźcie wzajemnie którą transakcję udokumentujecie poprzez jej fakultatywne zafakturowanie w KSeF 1.0.
• Wystawcie i wyślijcie fakturę przez KSeF i potwierdźcie jej odbiór przez klienta.
• Zweryfikujcie, czy układ danych z KSeF spełnia wasze wymogi i wprowadźcie niezbędne poprawki.

Unikajcie podwójnego fakturowania

Pamiętajcie – wystawienie dwóch faktur za tę samą transakcję to poważne ryzyko podatkowe. Dlatego jasno ustalcie z kontrahentem, które transakcje idą przez KSeF.

Czego się nauczycie?

Dokumentujcie:

• Jakie problemy napotkaliście i jak je rozwiązaliście.
• Jak zareagował kontrahent (był zadowolony czy miał zastrzeżenia?).
• Co można usprawnić w procesie.

Te doświadczenia będą bezcenne, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. Będziecie mogli przenieść je na relacje z pozostałymi Klientami.

Obecny, fakultatywny KSeF działa w wersji 1.0. Wszystkie testy, które obecnie wykonacie dotyczą tej wersji systemu. Za rogiem czeka już jednak KSeF 2.0 i to ta wersja będzie jego ogólnie obowiązującym wydaniem. Harmonogram jest jasny:

Czerwiec 2025:

• Ministerstwo publikuje API KSeF 2.0.
• Poznajemy finalną strukturę faktury FA(3).

30 września 2025:

• Start środowiska testowego.
• Możecie zacząć realne testy integracji z KSeF 2.0.

Listopad 2025:

• Testowa aplikacja podatnika w wersji 2.0.
• Start wydawania certyfikatów wystawcy faktury.

1 lutego 2026:

• Obowiązkowy start dla dużych firm.

Certyfikaty – nowy element układanki w KSeF 2.0

To nowość, która zastąpi obecne tokeny. Co ważne:

• Będą niezbędne dla trybu offline24.
• Od 2027 roku całkowicie zastąpią tokeny.
• Warto zaplanować, kto w firmie będzie je potrzebował.

Co pozostanie aktualne z Waszych przygotowań w środowisku KSeF 1.0?

W 100%:

• Elektroniczny obieg dokumentów (szczególnie dla faktur zagranicznych).
• Wypracowane procedury i podział obowiązków.
• Doświadczenie zespołu.

Do aktualizacji:

• Integracje techniczne (nowe API).
• Struktura uprawnień.
• Przejście z tokenów na certyfikaty.

Już wiele lat temu przeprowadziliśmy u wszystkich naszych Klientów migrację z dokumentów papierowych na obiegi e-faktur. Staliśmy się biurem rachunkowym paper less i w pełni wykorzystujemy potencjał pracy na elektronicznych dokumentach źródłowych.

KSeF to dla nas wyjątkowa szansa, aby podzielić się naszym doświadczeniem i zaoferować nowym Klientom 2 w 1: przygotowanie do KSeF z jednoczesną transformacją cyfrową ich księgowości. KSeF to dla nas nie tylko wymóg prawny – to szansa na realną zmianę sposobu pracy.

Co oferujemy?

Audyt gotowości do KSeF:

• Sprawdzimy Wasze systemy.
• Zidentyfikujemy luki.
• Przygotujemy plan działań z konkretnymi terminami.

Wdrożenie nowoczesnej księgowości z SaldeoSMART:

• Opracujemy założenia i wdrożymy obieg dokumentów w SaldeoSMART.
• Zapewnimy jego integrację z naszym ERP.
• Wdrożymy procesy automatycznego raportowania.

Kompleksowa transformacja:

• Nie tylko KSeF – cała cyfryzacja procesów finansowych.
• Workflow, budżetowanie, zarządzanie płatnościami, analizy BI.
• Więcej czasu i danych do analizy i decyzji strategicznych.

Następny krok?

Więcej szczegółów o transformacji, jaką możecie zyskać w przygotowaniu do KSeF znajdziecie tutaj.

Napiszcie do nas – omówimy Waszą sytuację i zaproponujemy rozwiązanie dopasowane do wielkości i specyfiki waszej firmy. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

Podsumowanie: czas działa na waszą niekorzyść

KSeF to nie odległa przyszłość – to perspektywa początku 2026 roku. Firmy, które zaczną przygotowania teraz, zyskają:

• Spokój zamiast stresu w ostatniej chwili.
• Czas na testy i poprawki.
• Przewagę nad konkurencją.
• Okazję do szerszej cyfryzacji procesów.

Nie warto czekać. Każdy miesiąc zwłoki to mniej czasu na spokojne wdrożenie. Zacznijcie od audytu swoich systemów – to pierwszy i najważniejszy krok.

Macie pytania? Potrzebujecie wsparcia? Skontaktujcie się z WZ Partners. Razem przygotujemy Waszą firmę nie tylko do KSeF, ale do cyfrowej przyszłości.