Wyzwania KSeF – Zarządzanie uprawnieniami. Uprawnienia pierwszego logowania.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to centralny, ogólnopolski system teleinformatyczny do wystawiania, odbierania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Ustrukturyzowanych, to znaczy możliwych do wystawienia tylko w takim zakresie, na jaki pozwala aktualnie obowiązująca struktura logiczna publikowana przez Ministerstwo Finansów.

Obecnie (tj. w roku 2025) KSeF jest systemem fakultatywnym, opartym o strukturę FA(2). Docelowo jednak system ten ma objąć obowiązkowo wszystkie podmioty. Już od 1 lutego 2026 zobowiązani do wykorzystania KSeF będą podatnicy, których obrót wraz z podatkiem VAT przekroczył w 2024 roku kwotę 200 milionów złotych. Od 1 kwietnia 2026 do tego grona dołączą wszyscy pozostali czynni podatnicy VAT.

Dołączenie podatnika do systemu KSeF zawsze będzie rozpoczynać się od uzyskania dostępu do webowej aplikacji KSeF udostępnianej przez Ministerstwo Finansów. To za jej pośrednictwem będzie można nadać uprawnienia innym osobom lub systemom m.in. do:

• Wystawiania faktur sprzedaży
• Pobierania faktur zakupu
• Zarządzania uprawnieniami do KSeF

Dodatkowo to właśnie z poziomu aplikacji KSeF będzie można tworzyć tzw. identyfikatory wewnętrzne – numery identyfikacyjne za pośrednictwem których wystawca faktury będzie mógł wskazać element struktury organizacyjnej nabywcy, do której ma być przypisany dokument.

Właśnie dlatego zarządzanie uprawnieniami dostępu do aplikacji KSeF będzie miało istotne znaczenie dla każdej organizacji, jej członków i współpracowników związanych z zarządzaniem dokumentami.

W zakresie dostępu do aplikacji uprawnienia do pierwszego logowania można podzielić na:

• uprawnienia pierwotne,
• uprawnienia wtórne.

Uprawnienia pierwotne to takie, które nie są wynikiem nadania dostępu z poziomu aplikacji podatnika KSeF. Te z kolei należy bowiem identyfikować jako uprawnienia wtórne.

Uprawnienia pierwotne mają:

1. właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych,
2. użytkownicy mający dostęp do pieczęci elektronicznej firmy z jej numerem NIP,
3. użytkownicy, których NIP lub PESEL został zgłoszony na druku ZAW-FA przez osoby upoważnione do reprezentacji podatnika.

W pierwszych dwóch przypadkach pierwsze zalogowanie do aplikacji KSeF nie wymaga żadnych uprzednich zgłoszeń.

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, przedsiębiorąca może poświadczyć swoje logowanie profilem zaufanym lub certyfikatem kwalifikowanym. System dokonuje weryfikacji po numerze PESEL.

W przypadku posługiwania się elektroniczną pieczęcią firmy – logowanie odbywa się z użyciem kwalifikowanego certyfikatu z przypisanym do niego numerem NIP firmy. System dokonuje identyfikacji po tym numerze.

Jeśli chcemy uzyskać dostęp do aplikacji KSeF dla podmiotu niemającego statusu jednoosobowej działalności gospodarczej ani też nie posiadamy kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z numerem NIP – jedyna droga do pierwszego logowania wiedzie przez złożenie zgłoszenia ZAW-FA

Na zgłoszeniu wskazuje się osobę lub organizację, której chcemy nadać prawo do zalogowania się do aplikacji KSeF wnioskodawcy.

W przypadku osoby fizycznej obowiązkowo należy uzupełnić na druku jej PESEL. Po zarejestrowaniu ZAW-FA w Urzędzie skarbowym, przy próbie logowania przez Profil Zaufany lub podpis elektroniczny, to po numerze PESEL weryfikowane będzie uprawnienie do zalogowania.

W przypadku dostępu dla organizacji należy wskazać jej NIP. W tym przypadku logowanie będzie możliwe tylko wtedy, gdy umocowana organizacja będzie posiadać elektroniczną pieczęć ze swoim własnym numerem NIP.

Obowiązkowym elementem do uzupełnienia na zgłoszeniu ZAW-FA jest adres email podatnika oraz osoby upoważnianej. Na wskazane adresy właściwy Urząd Skarbowy prześle informację o nadaniu uprawnień.

Zgłoszenie ZAW-FA musi być podpisane zgodnie zasadami reprezentacji. Druk nie jest obsługiwany za pośrednictwem e-deklaracji, więc nie da się go złożyć na podstawie posiadanego pełnomocnictwa UPL-1.

A zatem na ten moment jedyna droga na złożenie ZAW-FA to tradycyjna kopia papierowa lub korespondencja elektroniczna z kwalifikowanym podpisem uprawnionych reprezentantów. W tym zakresie można wykorzystać ePUAP, e-doręczenia lub korespondencję w ramach e-Urzędu Skarbowego.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że pracuje nad dalszymi usprawnieniami w tym zakresie. Planowana jest możliwość obsługi zgłoszenia ZAW-FA za pośrednictwem dedykowanej procedury w ramach e-Urzędu Skarbowego.

Dostęp do aplikacji KSeF to swoboda w konfiguracji dostępów, uprawnień i połączeń poprzez tokeny. Ponadto osoba z uprawnieniami pierwotnymi ma pełen dostęp do listy faktur wystawionych w KSeF i przypisanych do podatnika. Wśród nich mogą być faktury, które jednostka uznaje za poufne.

Powyższe kieruje w stronę konkluzji, że dostęp do aplikacji KSeF należy rozważyć dla:

• członków organów zarządzających,
• przedstawicieli departamentów finansowo-księgowych.

Członkowie organów zarządzających i ich dostęp do KSeF powinien być w tym zakresie rozpatrywany jako procedura zabezpieczenia dostępu do kluczowych danych i konfiguracji.

Z kolei dostęp przedstawicieli komórek finansowych powinien pozwolić na bieżące zarzadzanie kluczowymi konfiguracjami w KSeF + stałym monitoringiem uprawnień dostępu innych osób lub aplikacji (tokeny).

Jednym z elementów zarządzanych z poziomu KSeF jest generowanie wewnętrznych ID: identyfikatorów, które można przypisać do wewnętrznych jednostek, np. departamentów lub działów. Wygenerowanym identyfikatorom przydziela się administratora. Ten ma wówczas dostęp tylko do dokumentów przypisanych do wskazanego identyfikatora wewnętrznego. Użytkownik z tymi uprawnieniami może także udzielać dalszego dostępu do zarządzania dokumentami danego działu.

Uprawnione osoby w działach finansowo księgowych powinny być odpowiedzialne za monitoring i odpowiednie modyfikacje w zakresie tworzenia ID wewnętrznych oraz przypisywania uprawnień do nich.

Przede wszystkim trzeba przypomnieć, że KSeF już jest dostępny. Na razie wyłącznie jako nieobowiązkowa opcja, ale uzyskanie dostępu do aplikacji KSeF już jest możliwe. Pierwsze logowanie nie rodzi za sobą aktywacji żadnych obowiązków.

Warto uzyskać dostęp odpowiednio wcześnie, aby z pierwszej ręki zorientować się, jakimi elementami będzie można zarządzać z poziomu tej aplikacji. Na tej podstawie warto rozważyć stworzenie projektu dokumentacji, opisującej zasady uzyskiwania dostępu do aplikacji KSeF w ramach waszej organizacji.

Aplikacja KSeF i dostęp do niej można uznać za krytyczny element zarzadzania danymi i ich ochroną. Dlatego niebezzasadnym jest spisanie kluczowych procedur w dokumencie polityki rachunkowości.

Niezwykle istotnym elementem całego systemu KSeF będzie zarządzanie identyfikatorami wewnętrznymi generowanymi na poziomie aplikacji. To one pozwolą skutecznie zarządzać uprawnieniami wglądem w dokumenty. Będą one również kluczem do automatyzacji obiegu faktur pobieranych z KSeF.

Warto już teraz zorientować się, jakie są zasady tworzenia IDwew w KSeF, jak będzie chciała wykorzystać je wasza firma oraz jak przeszkolić swoich pracowników oraz Klientów w prawidłowym ich wykorzystaniu.

Dobrym krokiem może być informowanie wystawców faktur z odpowiednim wyprzedzeniem, aby już teraz, w polu „odbiorca” (jeśli jest obsługiwane przez ich system fakturowania) zaczęli używać właściwych identyfikatorów wewnętrznych, które im przekażecie i które będą aktywne w momencie, gdy uruchomiony zostanie obowiązkowy KSeF.

 

W WZ Partners już od ponad 10 lat projektujemy elektroniczne obiegi dokumentów księgowych. Pomagamy w ten sposób porządkować odpowiedzialność za dane finansowe pomiędzy departamentami i usprawniamy przepływ danych oraz raportowanie.

Wejście w życie KSeF dla tych, którzy nie mają usystematyzowanego obiegu faktur, to szansa na wdrożenie realnych usprawnień. Z kolei Ci którzy mają wypracowane skuteczne procesy muszą zyskać świadomość czy i jak będą one mogły trwać po wejściu w życie KSeF.

Zapraszamy do kontaktu, jeśli w waszej firmie czujecie potrzebę przygotowania się do rewolucji KSeF i chcecie skorzystać z wiedzy ekspertów o bogatej praktyce.