Od dokumentu do dashboardu – jak budujemy pipeline danych finansowych dla naszych klientów

Współpraca z biurem rachunkowym kończy się na rozliczeniu podatków oraz Bilansie i RZiS? W wielu firmach tak właśnie wygląda rzeczywistość: księgowość zewnętrzna dostarcza sprawozdanie finansowe i deklaracje, a zespół in-house wraca do zarządzania biznesem bez żadnych dodatkowych narzędzi analitycznych. Dane finansowe istnieją — ale nie pracują dla firmy.

Tymczasem te same dane, które i tak powstają w ramach obsługi księgowej, mogą zasilać automatyczne raporty zarządcze. Raporty, które przychodzą na skrzynkę mailową co miesiąc, bez dodatkowej pracy po stronie klienta. Ale żeby tak się stało, nie wystarczy dokupić BI. Trzeba zaprojektować cały proces — od pierwszego dokumentu kosztowego aż po dashboard.

W tym artykule opisujemy, jak wygląda ten proces w WZ Partners: jakie kompetencje, narzędzia i infrastruktura są potrzebne, aby księgowość zewnętrzna mogła dostarczać nie tylko rozliczenie podatkowe, ale również jakościowe dane analityczne wspierające decyzje zarządcze.

Raportowanie BI z danych księgowych nie jest efektem jednego wdrożenia — to zwieńczenie kompletnej architektury procesów obejmującej cztery powiązane ze sobą ogniwa. Każde z nich musi działać poprawnie, aby końcowy raport zawierał dane przydatne do podejmowania decyzji.

Ogniwo 1: Obieg dokumentów

Punktem wyjścia jest w naszej architekturze elektroniczny obieg dokumentów księgowych realizowany na platformie SaldeoSMART. Pracujemy także w środowisku Comarch BPM oraz platformach workflow udostępnionych przez Klienta. Dokumenty trafiają do systemu różnymi kanałami — przez reguły mailowe, import PDF, aplikację mobilną lub bezpośrednio z KSeF. Silnik OCR automatycznie odczytuje dane z dokumentu, a użytkownik weryfikuje poprawność odczytu i nadaje dokumentowi wymiary analityczne: kategorię kosztową, miejsce powstawania kosztu (MPK), projekt lub inne kryteria uzgodnione z klientem.

To właśnie ten etap decyduje o jakości danych na końcu pipeline’u. Jeśli dokument zostanie opisany wyłącznie kwotą i datą — księgowość zaksięguje go poprawnie, ale raport BI nie będzie mógł pokazać niczego poza syntetycznym podsumowaniem. Jeśli natomiast dokument otrzyma pełną parametryzację — raport BI odpowie na pytania o koszty w układzie zarządczym, z dokładnością do kategorii, MPK, dostawcy, a nawet pojedynczego dokumentu.

Szersze omówienie elektronicznego obiegu dokumentów, jego funkcji i korzyści opisujemy w dedykowanym artykule: Elektroniczny obieg dokumentów — przewodnik dla managera finansowego.

Ogniwo 2: Integracja obieg – ERP

Dane z obiegu dokumentów muszą trafić do systemu ERP w sposób, który zachowuje pełną strukturę wymiarów. W WZ Partners korzystamy między innymi z integracji SaldeoSMART z Comarch ERP Optima — i to właśnie znajomość niuansów tej integracji stanowi jedną z naszych kluczowych kompetencji.

Wymiary nadane w obiegu — np. kategoria zarządcza kosztu, MPK, projekt — muszą być tak dobrane i skonfigurowane, aby prawidłowo eksportowały się do struktury analitycznej Comarch ERP Optima. Chodzi o to, żeby wymiary z obiegu były odpowiednio zmapowane z wymiarami oraz schematami skonfigurowanymi w ERP. Brak wiedzy jak efektywnie skonfigurować mapowanie między obiegiem dokumentów a ERP to najczęstsza bariera dla możliwości generowania rozbudowanych raportów z poziomu BI.

Wymaga to zatem równoległych kompetencji w trzech obszarach: konfiguracji SaldeoSMART, rozumieniu protokołu wymiany danych między SaldeoSMART a Comarch ERP Optima oraz znajomości struktury przechowywania danych w Comarch ERP Optima. Tylko połączenie tych trzech umiejętności pozwala zaprojektować ścieżkę danych, która działa od początku do końca.

Ogniwo 3: Przetwarzanie w księgach rachunkowych

Dokumenty trafiające do ERP są księgowane przez nasz zespół księgowy z uwzględnieniem pełnej parametryzacji nadanej na etapie obiegu. Zapisy księgowe trafiają na konta syntetyczne i analityczne, a równolegle — na konta zespołu 5 według MPK i kategorii zarządczych. Oznacza to, że ewidencja księgowa jest od początku przygotowana do zasilenia raportów zarządczych — nie wymaga dodatkowej obróbki ani ręcznego mapowania.

Ogniwo 4: Raportowanie BI

Nad bazą danych Comarch ERP Optima działa moduł analiz BI od Comarch. Konfigurujemy w nim raporty dopasowane do potrzeb każdego klienta — od prostych rachunków zysków i strat w układzie zarządczym, po złożone analizy rentowności i wykonania budżetu. Raporty są generowane automatycznie i dostarczane klientom bez ich udziału.

Główna różnica między księgowością, która po prostu rozlicza podatki, a księgowością, która zasila raporty zarządcze, tkwi w sposobie opisywania dokumentów.

W standardowym modelu biuro rachunkowe otrzymuje fakturę i księguje ją na konto kosztowe — np. na konto Usługi obce. Dla celów podatkowych to wystarczy. Ale z perspektywy zarządczej taka informacja jest prawie bezużyteczna. Przedsiębiorca nie dowie się z niej, który dział wygenerował ten koszt, do jakiego projektu należy, ani jak ten wydatek ma się do budżetu.

W naszym modelu każdy dokument kosztowy trafiający do obiegu SaldeoSMART jest opisywany dodatkowymi wymiarami — uzgodnionymi z klientem na etapie wdrożenia. Mogą to być:

• Zarządcze kategorie kosztów — własna taksonomia kosztów klienta, niezależna od planu kont, dostosowana do jego specyfiki biznesowej.
• Miejsca powstawania kosztów (MPK) — działy, lokalizacje, centra odpowiedzialności.
• Projekty — przypisanie kosztów do konkretnych projektów lub zleceń.
• Inne wymiary — np. linia produktowa, segment klientów, region geograficzny.

Te wymiary są tak skonfigurowane, aby płynnie eksportowały się z SaldeoSMART do Comarch ERP Optima i prawidłowo wyświetlały się w raportach BI. To nie jest kwestia włączenia funkcji — to projekt wymagający znajomości trzech systemów jednocześnie i zrozumienia, jak dane przepływają między nimi.

Poniżej przedstawiamy cztery przykłady raportów BI, które dostarczamy naszym klientom. Każdy z nich odpowiada na inne pytanie biznesowe i korzysta z danych przetworzonych przez opisany wyżej pipeline.

Raport #1: Zarządczy Rachunek Zysków i Strat

Pytanie biznesowe: Ile naprawdę zarabia firma — nie w ujęciu podatkowym, a zarządczym?

Standardowy RZiS z księgowości pokazuje syntetyczny obraz przychodów i kosztów według planu kont. To użyteczne dla biegłego rewidenta, ale niewiele mówi właścicielowi firmy, który chce wiedzieć, jak wyglądają koszty w podziale na jego własne kategorie. Zarządczy P&L z BI pozwala zejść głęboko — do MPK, kategorii zarządczej, dostawcy, a nawet pojedynczego dokumentu. To raport, który daje pełen obraz rentowności firmy w układzie zrozumiałym dla zarządu.

Raport #2: Wiekowanie należności i monitoring rozrachunków

Pytanie biznesowe: Kto mi nie płaci, od kiedy i ile to kosztuje? Czy wszyscy pracownicy rozliczyli swoje zaliczki i wydatki z kart firmowych?

Wiekowanie należności pokazuje strukturę należności w podziale na przedziały czasowe: bieżące, 30 dni po terminie, 60, 90 i więcej. To narzędzie kontroli cash flow — pozwala wcześnie identyfikować zagrożenia płynnościowe. Uzupełniamy go o monitoring rozrachunków pracowniczych — zestawienie zaliczek na wydatki i rozliczeń kart firmowych, które pokazuje, czy w księgach są już wszystkie dokumenty kosztowe powiązane z wypłaconymi środkami lub transakcjami kartą firmową.

Raport #3: Wykonanie budżetu

Pytanie biznesowe: Czy trzymamy się planu i gdzie go przekraczamy?

Budżet bez monitoringu wykonania jest dokumentem, który żyje tylko w momencie jego tworzenia. W naszym modelu budżet klienta wgrywamy równolegle do SaldeoSMART oraz do Comarch ERP Optima, a narzędzie BI automatycznie generuje raport odchyleń — zestawienie plan vs. wykonanie w podziale na pozycje budżetowe. Klient nie musi samodzielnie porównywać danych w Excelu — otrzymuje gotowy raport pokazujący, gdzie budżet jest przekroczony i o ile. To narzędzie wczesnego ostrzegania.

Raport #4: Rentowność produktów i usług

Pytanie biznesowe: Który produkt zarabia, a który generuje stratę?

To raport dostępny dla klientów korzystających z modelu jednego ERP (opisanego w następnej sekcji). Kiedy dane sprzedażowe i magazynowe znajdują się w tej samej bazie co księgowość, moduł BI może automatycznie kalkulować marżę brutto (GM1) na poziomie poszczególnych produktów lub usług. Bez kosztownych wdrożeń dedykowanych systemów kontrolingowych — wprost z ERP i w zautomatyzowanej formie.

Standardowy model współpracy w outsourcingu księgowym zakłada, że klient prowadzi sprzedaż i magazyn we własnym systemie, a do biura rachunkowego trafiają tylko dokumenty kosztowe i wyciągi bankowe. To oznacza, że biuro rachunkowe nie ma dostępu do pełnych danych operacyjnych — a moduł BI może raportować tylko to, co zostało zaksięgowane.

W WZ Partners oferujemy alternatywny model: pracę na jednym ERP. Posiadamy własną infrastrukturę serwerową, na której zainstalowane są moduły Comarch ERP Optima niezbędne do prowadzenia ksiąg rachunkowych i świadczenia usług kadrowo-płacowych. Jeżeli klient posiada procesy w zakresie wystawiania faktur sprzedaży oraz ewidencji gospodarki magazynowej, możemy zaproponować mu, aby prowadził te procesy w ramach naszej infrastruktury — w tej samej bazie danych SQL programu ERP, na której prowadzona jest księgowość i payroll.

Klient łączy się z naszą infrastrukturą poprzez bezpieczne połączenie VPN i otrzymuje dostęp do modułów, za które jest odpowiedzialny. Nasz zespół księgowy pobiera z tych modułów dokumenty źródłowe, które następnie księguje.

Efekt? Całość danych — sprzedaż, magazyn, księgowość, payroll, środki trwałe — znajduje się w jednej bazie SQL. Nad tą bazą działa moduł analiz BI, w którym konfigurujemy raporty ze wszystkich tych obszarów. To otwiera możliwości analityczne niedostępne w standardowym modelu outsourcingu — jak automatyczna kalkulacja rentowności produktów czy złożone analizy kosztowe uwzględniające dane sprzedażowe.

Model jednego ERP to zaawansowana opcja, nie punkt wyjścia. Klienci, którzy nie potrzebują tego poziomu integracji, wciąż mogą korzystać z raportów #1–#3 w standardowym modelu współpracy.

Raporty BI są dostarczane klientom automatycznie — na adres e-mail, w uzgodnionym terminie miesiąca i o uzgodnionej porze dnia. Klient nie musi o nic prosić — dane przychodzą same. Dostępne formaty dystrybucji to HTML, XLSX lub PDF. Oprócz standardowych raportów tabelarycznych dostarczamy także prezentacje danych w formie wykresów.

Te usługi klient otrzymuje w standardzie. Istnieje jednak możliwość upgrade’u — usługa BI Point daje klientowi dostęp do interaktywnych dashboardów z poziomu przeglądarki internetowej, o dowolnej porze dnia. Klient nie jest wówczas w żadnym stopniu ograniczony cyklicznością wysyłki na maila — może analizować dane w czasie rzeczywistym, filtrować, drill-down, porównywać okresy.

Wartość raportowania BI z danych księgowych najlepiej widać w praktyce — w tym, jak zmienia się sposób pracy klientów, którzy zaczynają te raporty otrzymywać.

Pierwszy przykład dotyczy kontroli kompletności księgowań. Klienci, którzy regularnie otrzymują raporty BI z danych księgowych, zaczynają na ich podstawie weryfikować, czy wszystkie dokumenty zostały dostarczone do księgowania. Jeśli na podstawie raportu stwierdzają, że jakieś koszty nie są odzwierciedlone w danych — reagują wewnętrznie, zanim zamknięcie miesiąca stanie się faktem. BI staje się dla nich narzędziem kontroli operacyjnej, nie tylko analitycznej.

Drugi przykład jest jeszcze bardziej wymowny. Znamy niejeden przypadek klienta, który — poznawszy możliwość otrzymywania danych finansowych wprost z ksiąg rachunkowych — drastycznie przyspieszył procesy dostarczania dokumentów. Zdał sobie sprawę, jak istotny wpływ na podejmowanie decyzji zarządczych ma szybkość dostępu do danych. Zdecydował, że wcześniejsze zamknięcie miesiąca księgowego — a co za tym idzie wcześniejsze otrzymanie raportów BI — jest warte wysiłku związanego z reorganizacją wewnętrznych procesów obiegu dokumentów.

Te przykłady pokazują według nas coś bardzo ważnego: raportowanie BI nie tylko dostarcza dane — zmienia sposób, w jaki klient współpracuje z księgowością. Kiedy przedsiębiorca widzi wartość szybkich danych, zaczyna inwestować w jakość i terminowość dostarczania dokumentów. Powstaje pozytywna pętla: lepsze dane wejściowe → lepsze raporty → lepsze decyzje → większa motywacja do dostarczania jakościowych danych.

To, co opisaliśmy w tym artykule, nie jest jednorazowym projektem ani usługą doradczą — to architektura, która raz zaprojektowana działa automatycznie, miesiąc po miesiącu. Obieg dokumentów zbiera dane, ERP je przetwarza, BI raportuje. Klient otrzymuje gotowe analizy na skrzynkę mailową lub interaktywny dashboard — bez konieczności angażowania własnych zasobów.

Budowa takiego pipeline’u wymagała lat doświadczeń i inwestycji — w narzędzia, infrastrukturę, kompetencje zespołu i setki wdrożeń u klientów o różnej specyfice. W WZ Partners nasi klienci nie muszą tego budować sami. Zbierają owoce systemu, który już działa.

To zmiany, na wprowadzenie których nie trzeba czekać. Środek roku obrotowego to równie dobry, a niekiedy najlepszy czas na projektowanie i wdrażanie strategicznych zmian. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wyglądałaby współpraca z partnerem księgowym, który nie tylko rozlicza podatki, ale dostarcza dane wspierające zarządzanie — zapraszamy do kontaktu.