Elektroniczny obieg dokumentów – przewodnik dla managera finansowego

Elektroniczny obieg dokumentów księgowych staje się standardem. Jakie wymagania powinien spełniać proces przetwarzania dokumentów, aby spełniał standardy obiegu? Jakie korzyści powinno przynieść kompleksowe wdrożenie workflow dokumentów? Opierając się na naszych ponad 10 letnich doświadczeniach z systemami tej klasy, postaramy się odpowiedzieć na wszystkie te pytania.

 

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów księgowych?

Elektroniczny obieg dokumentów księgowych to kompleksowy system informatyczny, który digitalizuje i automatyzuje proces zarządzania dokumentacją finansową w przedsiębiorstwie. W praktyce oznacza to przekształcenie tradycyjnego, papierowego obiegu faktur i innych dokumentów księgowych w ustrukturyzowany proces cyfrowy: od odebrania dokumentu po jego konwersję w zapis księgowy, z obsługą wymiarowania, płatności i innymi funkcjami po drodze.

 

Sercem systemu jest centralne repozytorium dokumentów, które pełni rolę cyfrowego archiwum. Dokumenty trafiają do systemu w różnych formach, np.:

• przez skan papierowej faktury,
• import pliku PDF z dysku,
• reguły mailowe,
• bezpośrednie pobranie e-faktury. 

 

Kluczowym elementem systemu jest technologia OCR (Optical Character Recognition), która automatycznie odczytuje dane z dokumentów i przekształca je w format cyfrowy, przypisując do właściwych pól bazodanowych. Dzięki temu system „rozumie” zawartość dokumentów – od podstawowych danych jak kwoty i daty, po szczegółowe informacje jak numery faktur czy dane kontrahentów. 

 

OCR będzie stopniowo zastępowany bezpośrednią wymianą danych poprzez państwowe systemy e-invoicingu. To jednak będzie następowało stopniowo, ale rola obiegów dokumentów będzie rosła. Trzeba będzie bowiem zarządzać procesem pobierania danych z rządowych serwerów i ich odpowiednią dystrybucją w strukturze organizacyjnej.

 

To właśnie zdefiniowane ścieżki akceptacji i procesowania dokumentów, które odzwierciedlają strukturę organizacyjną i procesy biznesowe firmy, stanowią kolejny filar systemu obiegu dokumentów. 

 

Dokumenty trafiają do właściwych osób zgodnie z ustalonymi regułami, a system pilnuje terminów i śledzi status każdego dokumentu. Ścieżki obiegu i akceptacji mogą być różne w zależności od typu dokumentu lub jego wybranych kryteriów, np. wysokości kwot. Przykładowo, obieg może być skonfigurowany w ten sposób, że faktury poniżej kwoty 20.000 PLN trafiają do akceptacji managera, a faktury powyżej tej kwoty trafiają do dyrektora. Albo ustawić dla takiego kryterium wymóg równoległej akceptacji obu tych użytkowników.

 

Co istotne, nowoczesne systemy umożliwiają zastosowanie zaawansowanych technik dokumentowania zapisów księgowych, ponieważ nie działają w próżni – integrują się z programami księgowymi, systemami ERP czy bankowością elektroniczną. Oznacza to, że raz wprowadzone dane mogą być wykorzystywane w różnych obszarach firmy bez konieczności ich ponownego wprowadzania. Wdrożenie kompleksowego systemu obiegu dokumentów skupia wiele równoległych procesów administracyjno-finansowych w ramach jednej, spójnej platformy.

Oto podstawowy i modelowy przykład obiegu dokumentów prezentujący cykl procesowania faktury zakupu:

1. Dokument trafia do systemu (przez e-mail, skan lub import)
2. OCR automatycznie odczytuje dane i przenosi je na właściwe pola formularza dokumentu w systemie umożliwiając sprawdzenie poprawności przetworzenia przed zatwierdzeniem.
3. Użytkownik weryfikuje kompletność sczytanych danych i przekazuje na następny etap do akceptacji.
4. Przełożony zatwierdza dokument i odblokowuje go do płatności.
5. System generuje przelew do banku integrując się z systemem bankowości internetowej, co umożliwia automatyczne przetwarzanie płatności.
6. Dokument jest przenoszony do ewidencji księgowej (ksiąg rachunkowych).
7. Dokument jest archiwizowany z pełną historią operacji: przebytą ścieżką akceptacji i zmian w poszczególnych polach.

 

 

Taki zintegrowany proces eliminuje ręczne przepisywanie danych, minimalizuje ryzyko błędów i znacząco przyspiesza obieg dokumentów w firmie. Systematycznie tworzy się także archiwum online dokumentacji księgowej, do której łatwy dostęp może mieć wielu użytkowników, nie tylko z działu księgowości.

 

Warto w tym miejscu doprecyzować, czym nie jest elektroniczny obieg dokumentów. Samo przekazywanie dokumentów na platformę, z której księgowość pobiera dokument, nie spełnia tej definicji. Jeśli:

• dodajesz fakturę do panelu udostępnionego przez księgowość, ale dokument nie podlega OCR i nie możesz go uruchomić;
• nie masz podglądu w wyniki odczytu danych z dokumentu;
• nie masz podglądu w status weryfikacji i ostatecznej akceptacji dokumentu;
• nie wiesz, czy i w jakiej ostatecznie formie treść dokumentu została przekazana do ksiąg rachunkowych;

 

– wówczas nie masz do czynienia z elektronicznym obiegiem dokumentów. Taki model spełnia wyłącznie definicję elektronicznego przekazywania dokumentów.

 

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to nie tylko nieunikniony krok w stronę cyfryzacji – to strategiczna decyzja, która przynosi wymierne korzyści finansowe i operacyjne. Oto kluczowe powody, dla których firmy powinny decydować się na takie rozwiązanie.

Oszczędność czasu i redukcja kosztów

Z perspektywy użytkowników zajmujących się dokumentacja finansową, system obiegu dokumentów to niebagatelna oszczędność czasu. Pozwala zautomatyzować gromadzenie faktur, a dzięki OCR dane są automatycznie odczytywane z dokumentu – nie ma potrzeby ich przepisywania lub kopiowania.

Proces akceptacji jest zautomatyzowany i przejrzysty. Nie ma już potrzeby otwierania dedykowanych wątków mailowych. W razie potrzeby można korzystać z opcji komentarzy do dokumentu w samej platformie.

Usystematyzowany i cały czas usprawniany proces obiegu dokumentów pozwala na szybsze rozliczenie okresu obrachunkowego, co sprzyja terminowemu zatwierdzeniu sprawozdania finansowego lub raportów miesięcznych.

 

Zwiększenie kontroli nad procesami 

Elektroniczny obieg zapewnia pełną przejrzystość procesów finansowych. W każdej chwili możemy zweryfikować:

• gdzie znajduje się dokument?
• Kto i kiedy dokonał jego modyfikacji?
• Jakie działania zostały wykonane?
• Ile czasu zajmuje każdy etap procesu?

Te istotne informacje pozwalają nam na ciągłą optymalizację procesów i eliminowanie wąskich gardeł przepływu informacji. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala także na łatwiejsze zarządzanie dokumentacją, w tym również zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, co zwiększa kontrolę nad poprawnością księgowań.

 

Niezależny dostęp do danych w czasie rzeczywistym 

Dokumenty w systemie elektronicznym są dostępne natychmiast dla wszystkich uprawnionych osób, niezależnie od ich lokalizacji. Oznacza to:

• niezależny od dostępności księgowych podgląd dokumentów źródłowych.
• Szybki dostęp i łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów dzięki prostym interfejsom webowym lub aplikacji mobilnej.
• Efektywniejszą kontrolę nad płynnością finansową dzięki zarządzaniu płatnościami z poziomu obiegu dokumentów.
• Lepszą współpracę między działami związaną z np. przepływem dokumentów.

Cały system rachunkowości jest bardziej przejrzysty, a archiwum dokumentów jest spójne z ewidencją księgową.

 

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami 

System elektronicznego obiegu dokumentów to nie tylko wygoda, ale także bezpieczeństwo danych za sprawą zapewnienia ochrony programów komputerowych wykorzystywanych do przetwarzania dokumentacji:

• Automatyczne kopie zapasowe chronią przed utratą danych oraz minimalizują zagrożenia nośników danych, zabezpieczając dokumentację przed awariami sprzętowymi.
• Każda operacja jest rejestrowana (audit trail).
• Dostęp do dokumentów jest kontrolowany przez system uprawnień.
• Obieg dokumentów łatwo dostosować do wymogów KSeF.

 

Lepsze zarządzanie płatnościami 

Elektroniczny obieg usprawnia proces regulowania zobowiązań poprzez:

• generowanie przelewów do bankowości elektronicznej na podstawie zatwierdzonych dokumentów.
• Kontrolę terminów płatności i monitoring należności.
• Unikanie duplikowania płatności.
• Efektywniejsze zarządzanie budżetem.

 

Gotowość na dynamiczne skalowanie

Elektroniczny obieg dokumentów księgowych doskonale sprawdza się w przypadku dynamicznie skalujących się biznesów. 

Nie ma konieczności budowania od zera nowych procesów. Dodawanie nowych użytkowników, grup uprawnień, duplikowanie dotychczasowych obiegów wraz z wprowadzaniem modyfikacji – elastyczność systemów obiegów dokumentów księgowych doskonale obsługuje zmieniającą się rzeczywistość operacyjną przedsiębiorstw.

Aby zobrazować korzyści jakie przynosi wdrożenie system obiegu dokumentów księgowych, posłużymy się modelowym przykładem transformacji technologicznej. Oto typowy i podstawowy scenariusz zmiany, którą pomagamy zrealizować naszym klientom.

 

Stan początkowy – tradycyjny obieg dokumentów

Firma usługowa korzysta z usług zewnętrznego biura rachunkowego. Faktury przekazuje do niego poprzez dodawanie plików PDF na platformę online, od której dostała login i hasło. System ten nie pozwala opatrzyć faktury żadnym komentarzem, dlatego po dodaniu faktur na platformę dział finansowo administracyjny pisze do księgowości maila z dodatkowymi wyjaśnieniami.

 

Równolegle z dodaniem plików na platformę, dane z faktury są przepisywane ręcznie do pliku excel, w którym firma prowadzi kontrolę budżetu i przypisywanie kosztów do działów/projektów.

 

W kolejnym kroku dane z faktury są przepisywane do bankowości online, gdzie zapisywane są przelewy, które do wysyłki zatwierdza bezpośrednio Prezes.

 

Na tym nie kończy się praca z dokumentami. W między czasie biuro rachunkowe zaksięgowało wszystkie dokumenty i przesłało maila z listą pytań oraz wykazem transakcji, do których brakuje im faktur.

 

Trzeba także obsłużyć pytanie od Prezesa, który wstrzymał akceptację dwóch przelewów – prosi o przesłanie mu faktury do wglądu. Chce zapoznać się z jej treścią.

Zobacz także: Pakiet dla CFO

 

 

Jakie zmiany przynosi wdrożenie obiegu dokumentów?

Firma wdrożyła na skrzynce mailowej dedykowanej odbiorowi faktur regułę mailową, która wysyła załączniki wprost do aplikacji z obiegiem dokumentów. Dokumenty papierowe dodaje do obiegu z użyciem aplikacji mobilnej, która pozwala dodać dokument poprzez wykonanie mu zdjęcia.

 

Dział finansowo administracyjny loguje się do aplikacji obiegu dokumentów, weryfikuje prawidłowość odczytu danych silnikiem OCR. Nadaje dokumentom kategorie spójne z kategoriami budżetowymi. Wybiera kod miejsca powstawania kosztu, według którego dokument zostanie zaksięgowany na kontach zespołu 5.

 

Zweryfikowane w ten sposób dokumenty są przekazywane do akceptacji przełożonego. Ten, mając wgląd w obraz dokumentu oraz kategoryzację, jaką nadał dział administracyjno-finansowy akceptuje dokument i odblokowuje go do płatności oraz przekazuje do księgowości.

 

Księgowość dokonuje merytorycznej oceny dokumentu, a uprawniony użytkownik może równolegle wygenerować dla tej faktury paczkę przelewu.

 

Cały obieg wieńczy wyeksportowanie przez księgowość dokumentu do ksiąg rachunkowych, w których jest ewidencjonowany według kryteriów nadanych mu w ramach obiegu.

 

 

Efekty wprowadzenia obiegu dokumentów 

Oto realne zalety elektronicznego obiegu dokumentów i usprawnienia, jakie przyniosło wdrożenie obiegu dokumentów:

• Wdrożono spójny i zautomatyzowany system wprowadzania dokumentów do obiegu dokumentów.
• Proces akceptacji przez przełożonych stał się elementem obiegu dokumentów.
• Wprowadzono możliwość kategoryzowania i opisywania dokumentów wymiarami, stanowiącymi potem podstawę ewidencji księgowej ułatwiającej raportowanie zarządcze.
• Zautomatyzowano proces generowania płatności do banku.
• Dzięki procesowi generowania płatności wyłącznie na podstawie dokumentów będących w workflow wyeliminowano przypadki braku dostarczenia dokumentów do księgowania.

W sektorze MŚP jedną z najpopularniejszych platform online oferujących obieg dokumentów jest SaldeoSMART. Narzędzie dostępne z poziomu przeglądarki oraz aplikacji mobilnej wyróżniające się skutecznym silnikiem OCR i integracją z ponad 40 programami finansowo księgowymi.

 

SaldeoSMART jest popularną platformą wykorzystywaną przez biura rachunkowe. Producent umożliwia jednak migrację danych konta, więc zmiana biura rachunkowego nie oznacza dla Klienta utraty dostępu do danych.

 

Oprócz OCR i obiegu dokumentów aplikacja oferuje między innymi: 

• moduł do wystawiania faktur sprzedaży z obsługą płatności online i windykacją,

• integrację z bankowością online i automatyczne rozrachunki,
• generowanie paczek przelewów do bankowości online,
• obsługę e-teczek pracowniczych,
• raportowanie, w tym raportowanie po wymiarach,
• moduł rozliczania zaliczek na wydatki wypłaconych pracownikom.

 

Alternatywą dla SaldeoSMART są moduły obiegu dokumentów dostarczane przez producentów oprogramowania ERP. Jednym z najpopularniejszych dostawców oprogramowania tej klasy jest Comarch ze swoim produktem Comarch ERP Optima i dedykowany mu moduł obiegu dokumentów DMS.

 

Podczas gdy SaldeoSMART ograniczone jest zakresem protokołu wymiany danych, jakie udostępniają producenci ERP i programów finansowo księgowych, DMS jako narzędzie dostarczane wprost przez producenta Comarch ERP Optima ma szeroki zakres integracji ze wszystkimi modułami tej aplikacji.

Użytkownicy mogą tworzyć nie tylko elektroniczny system obiegu dokumentów w postaci faktur, ale także dokumentów zamówień, dokumentów magazynowych, dokumentów z obszaru kadr i płac takich jak np. wnioski urlopowe i wielu innych. Wszystkie elementy obiegu są zintegrowane z właściwymi modułami w ERP.

Kompleksowy elektroniczny obieg dokumentów księgowych to już nie tylko trend technologiczny, ale biznesowa konieczność. Wdrożenie takiego rozwiązania i właściwa organizacja obiegu dokumentów przekłada się na realne korzyści operacyjne:

• automatyzację procesów księgowych i eliminację ręcznego wprowadzania danych
• Usprawnienie przepływu informacji w organizacji.
• Szybszy dostęp do dokumentów źródłowych.
• Efektywniejsze zarządzanie płatnościami.
• Lepszą kontrolę nad procesami finansowymi.

 

W WZ Partners specjalizujemy się we wdrożeniach elektronicznego obiegu dokumentacji w oparciu o platformy SaldeoSMART oraz Comarch DMS. Nasze 10-letnie doświadczenie pozwala nam skutecznie przeprowadzić transformację procesów księgowych w Twojej firmie i zbudować spójny, nowoczesny system rachunkowości.

 

Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach usprawnienia procesów księgowych w Twojej organizacji?

Skontaktuj się z nami! Prześlij nam wiadomość za pośrednictwem formularza kontaktowego lub napisz bezpośrednio na kontakt@wzpartners.pl. Spotkajmy się online i omówmy wyzwania w transformacji technologicznej waszej firmy.