Przenoszenie ksiąg i przekazywanie dokumentacji pomiędzy biurami rachunkowymi – krok 3

Krok po kroku: zmiana biura rachunkowego

Krok 3

Przenoszenie ksiąg i przekazywanie dokumentacji pomiędzy biurami rachunkowymi

Czym są księgi rachunkowe?

A zatem co tak naprawdę przenosimy pomiędzy biurami rachunkowymi? Jednoznaczną i precyzyjną odpowiedź na to pytanie znajdziemy w przepisach Ustawy o Rachunkowości (z dn. 29.09.1994 r.) i artykule 13 ust. 1:

1. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Kluczowym zagadnieniem pozostaje forma, w jakiej zostaną przekazane księgi rachunkowe obejmujące wszystkie powyższe elementy. Kompletność w tym zakresie zapewnia metoda polegająca na przekazaniu kompletnej bazy danych programu finansowo księgowego. Pamiętajmy jednak, że ma ona swoje uzasadnienie wyłącznie wtedy, kiedy nowe biuro rachunkowe ma techniczne możliwości jej odtworzenia w ramach swojego środowiska informatycznego i swobodny dostęp do danych.

Jeśli z pewnych względów przekazanie w tej formie nie może mieć zastosowania, pozostaje przekazanie ksiąg w formie wydruków. Mimo, że Ustawa o rachunkowości wprost odwołuje się do czynności drukowania to za równoważne przyjąć należy eksport wydruków z systemu do formatu PDF, zapewniającego trwałość zapisu.

Należy w tym miejscu podkreślić, że przekazanie danych księgowych w formie excel, mimo iż bardzo pomocne dla procesu przenoszenia danych księgowych, nie jest równoznaczne z przekazaniem ksiąg rachunkowych. Jak wspomniano wyżej – niezbędne jest dochowanie formy gwarantującej trwałość zapisu. Ponadto wydruki powinny być trwale oznaczone:

• nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera),
• nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej,
• nazwą programu przetwarzania,
• wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.

Proces przenoszenia ksiąg rachunkowych ma tak naprawdę dwa komponenty:

• rachunkowy

• podatkowy

Komponent rachunkowy

Komponent rachunkowy jest relatywnie prosty. Zasady ewidencji są bezpośrednio uregulowane w przepisach Ustawy o rachunkowości i realizowane za pośrednictwem dedykowanych programów finansowo księgowych, które same w sobie stanowią kompletne i uporządkowane repozytorium danych.

W obszarze rachunkowym zagadnieniem pozostaje jedynie to, czy księgi zostaną przekazane w formie kopii bazy danych czy w formie plików edytowalnych oraz wydruków spełniających wymogi właściwych przepisów rachunkowych.

Komponent podatkowy

Komponent podatkowy to niestety znacznie bardziej złożone zagadnienie. Jest to oczywiście efekt niezwykłej dynamiki zmian przepisów podatkowych połączonej z transformacją technologiczną organów skarbowych.

W przeciwieństwie do sfery rachunkowości, którą spaja dedykowany program finansowo księgowy, obszar podatkowy nie daje takiego komfortu. Poniżej przedstawiamy kluczowe obszary sfery podatkowej, o które należy zadbać organizując proces przekazywania danych pomiędzy biurami księgowymi: 

Deklaracje

W tym segmencie doszło w ostatnim czasie do znakomitych ułatwień za sprawą portalu e-Urząd Skarbowy uruchomionego także dla przedsiębiorstw. Z poziomu tego portalu firmy mają dostęp do pełnej historii złożonych deklaracji w zakresie CIT, VAT oraz PIT. 

Nie ma zatem potrzeby bezpośredniej wymiany danych w tym zakresie pomiędzy biurami rachunkowymi. Wystarczy zapewnić dostęp online do portalu dla nowego usługodawcy.

Na dzień dzisiejszy e-Urząd Skarbowy nie obsługuje jeszcze rozliczeń innych, niż wymienione wyżej. A zatem w zakresie pozostałych podatków, takich jak np. PCC, czy podatek od nieruchomości – jeśli były one obsługiwane przez poprzednie biuro rachunkowe należy zadbać, aby przekazało komplet dokumentacji w tym zakresie.

Pliki JPK

Najpowszechniej stosowany i tym samym znany plik JPK to JPK_V7 potocznie znany JPK VAT. Składa się z dwóch komponentów – części ewidencyjnej, czyli listy transakcji podlegających rozliczeniu w VAT oraz części deklaracyjnej będące zbiorczym podsumowaniem transakcji VAT wg stawek, rodzajów i stanowiącą podstawę kalkulacji należności podatkowej.

Niestety, obecnie z poziomu e-Urzędu Skarbowego można jedynie zweryfikować za jakie okresy podatnik złożył prawidłowo pliki JPK_V7. Nie ma możliwości ich pobrania. Dlatego w ramach procesu przenoszenia ksiąg należy bezwzględnie zadbać, aby poprzednie biuro rachunkowe dostarczyło komplet przesłanych do urzędu plików.

Obok obowiązkowych plików JPK, jakim na ten moment jest JPK_V7, istnieją także pliki JPK generowane na żądanie urzędu. W kontekście przenoszenia ksiąg rachunkowych najważniejszy jest plik JPK_KR. W praktyce można go wygenerować wyłącznie z poziomu programu finansowo księgowego, na którym są prowadzone księgi. Tracąc dostęp do programu, traci się możliwość wygenerowania pliku. Dlatego ze względów bezpieczeństwa podatkowego, w ramach procesu przenoszenia ksiąg koniecznie należy poprosić dotychczasowego dostawcę o wygenerowanie JPK_KR za wszystkie lata obrotowe, za które odpowiadał.

JPK_KR sam w sobie jest też bardzo pomocnym źródłem danych dla księgowych przejmujących prowadzenie ksiąg z poprzedniego biur rachunkowego. Plik ten można wygenerować do excela i wówczas w wygodnej formie mieć dostęp do zapisów księgowych na poszczególnych kontach.

Kalkulacje

Różnice pomiędzy regulacjami podatkowymi, a rachunkowymi prowadzą do tego, że wybrane kalkulacje podatkowe są przeprowadzane poza księgami rachunkowymi. Najczęściej są to oczywiście pliki excel. Zazwyczaj przepływ danych jest następujący:

1. dane źródłowe pobierane z ksiąg rachunkowych,
2. kalkulacje na danych pliku excel,
3. wyniki kalkulacji przenoszone do deklaracji podatkowych.

Wówczas dostęp do kalkulacji, o których mowa w punkcie 2 jest kluczowy nie tylko dla zrozumienia, skąd wzięły się dane w deklaracji, ale także ze względów dowodowych. 

Koniecznie należy zadbać o to, aby wspomniane pliki excel, lub przynajmniej ich wydruki stanowiły element przekazywanej dokumentacji księgowo podatkowej.

Przechowywanie dokumentacji księgowej, szczególnie w zakresie dokumentacji źródłowej w postaci dokumentów sprzedaży i zakupu to kolejne pole, na którym przez lata przepisy Ustawy o Rachunkowości oraz stanowisko organów skarbowych nie były spójne.

Na szczęście interpretacje podatkowe ostatecznie ujednoliciły linię orzeczniczą korzystną dla podatników.

Przechowywanie dokumentacji na podstawie przepisów rachunkowych

W pierwszej części niniejszego wpisu omówiliśmy, jakie elementy stanowią księgi rachunkowe. W kontekście przechowywania dokumentacji księgowej, oprócz samych ksiąg rachunkowych stanowią ją również:

• dowody księgowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• roczne sprawozdania finansowe,
• dokumentacja opisująca w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.

Ustawa o rachunkowości nakazuje przechowywanie ksiąg rachunkowych przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Oznacza to, że do końca 2025 r. należy przechowywać księgi rachunkowe za rok 2020.

Z pewnymi wyjątkami 5 letni okres jest właściwy także dla przechowywania pozostałych, wymienionych wyżej elementów dokumentacji księgowej.

W jakiej formie przechowywać dokumentację księgową? W świetle regulacji Ustawy o rachunkowości, z wyłączeniem pewnych wyjątków (np. aktów notarialnych dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości), dopuszczalne jest jej przeniesienie na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. A zatem zeskanowanie dokumentacji i przeniesienie jej do usystematyzowanego, elektronicznego archiwum uniemożliwiającego ich edycję i pozwalające na wydruk – jest w świetle tych regulacji dopuszczalne.

Przechowywanie dokumentacji na podstawie przepisów podatkowych

W zakresie terminów, regulacja podatkowa jest odmienna od rachunkowej i zobowiązuje podatników do przechowywania dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się, co do zasady, z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. 

Z perspektywy podatku dochodowego: deklarację roczną za rok 2024 składa się do końca marca 2025. Termin 5 lat liczy się od końca roku 2025 i upływa on z końcem 2030. A zatem dokument źródłowy ze stycznia 2024 trzeba przechowywać aż do końca 2030 roku, czyli niemal 7 lat.

Przepisy podatkowe, inaczej niż rachunkowe, nie odnoszą się bezpośrednio do możliwości przeniesienia dokumentów źródłowych na elektroniczny nośnik danych. Jeszcze parę lat temu organy i sądy uznawały elektroniczne wersje dokumentów za niewystarczające. 

Obecnie jednak, przy zachowaniu wszelkich środków ostrożności, wdrożeniu odpowiednich procedur, nie ma prawnych przeszkód do elektronicznej formy archiwizacji, co potwierdzają w swoich interpretacjach organy skarbowe.

Aby sprawnie przeprowadzić proces migracji, trzeba wykazać się elastycznością. Tak też działamy w WZ Partners. Najważniejszym jest dla nas ustalenie, jakie są uwarunkowania technologiczne (z użyciem jakich programów były prowadzone księgi) oraz uwarunkowania czasowe – w jakim okresie możemy spodziewać się poszczególnych elementów dokumentacji?

 Stosujemy pełen wachlarz dostępnych możliwości – od konwertowania otrzymanych danych do szablonów migracyjnych i stopniowe wgrywanie ich na nasze środowiska produkcyjne, poprzez procesy importowania baz danych i na ich podstawie konfigurowania nowej konfiguracji aż po kontynuacje prowadzenia ksiąg dokładnie na tej samej bazie danych.

Sam proces przejmowania dokumentacji usprawniamy poprzez opracowywanie i udostępnianie harmonogramu przekazania danych, z podziałem na grupy oraz typy i dedykowaną przestrzeń dyskową w zabezpieczonej chmurze. 

W ramach procesu przejmowania ksiąg dokładnie analizujemy otrzymane salda. Poznajemy biznesowe uwarunkowania dotychczasowego wykorzystywania każdego z kont księgowych, a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości od razu komunikujemy je Klientom wraz z propozycją możliwych rozwiązań. 

Skuteczne, bezpieczne i wiarygodne prowadzenie ksiąg nie może być realizowane bez rozumienia danych, które otrzymuje się w ramach bilansu otwarcia.