E-KSIĘGOWOŚĆ – TWOJA SPÓŁKĄ JĄ MA, CZY TYLKO TAK CI SIĘ WYDAJE?

Pandemia i jej wpływ na księgowość: dobra zmiana? 

Pandemia okazała się być niezwykłym akceleratorem przemian w branży księgowej, która w wyniku lockdown’ów i przejścia na pracę zdalną, została niemal z dnia na dzień odcięta od segregatorów i tradycyjnego obiegu dokumentów w formie papierowej. Mimo to, życie gospodarcze musiało trwać dalej i w miejsce unicestwionych procedur musiały pojawić się nowe. W ten oto sposób, wszędzie tam, gdzie procesy księgowe odbywały się na podstawie oryginałów dokumentów lub drukowanych form dokumentów pierwotnie powstałych jako elektroniczne (e-faktury), ich miejsce zajęły procesy oparte o przesyłanie dokumentów w formie plików, z użyciem przeróżnych narzędzi.

I tak oto można by wysnuć pozorny wniosek o pozytywnym wpływie pandemii na branżę księgową, uznawaną w wielu przypadkach za ostatni bastion papierowej biurokracji w świecie Web 2.0. Śmiem jednak dochodzić do wniosków zgoła odmiennych i postawić tezę, że tej wymuszonej transformacji towarzyszyły często krótkowzroczne decyzje, które przyczyniły się do utraty kontroli nad kompletnością ksiąg rachunkowych w zakresie dokumentacji źródłowej.

Aby lepiej zrozumieć moje obawy co do potencjalnie negatywnych skutków omawianej transformacji, odpowiedzmy sobie na pytanie co stało za tym, że branża księgowa tak długo opierała się digitalizacji i porzuceniu dokumentów źródłowych w formie papierowej? Przyczyną były przede wszystkim:

Przepisy Ustawy o Rachunkowości

To klucz do zrozumienia, czemu wiele działów i biur księgowych tak kurczowo trzymało się dokumentów w formie papierowej.

Ustawa o Rachunkowości to doskonały przewodnik tego, jak w usystematyzowany sposób prowadzić kompletną bazę danych pod nazwą „księgi rachunkowe”, na którą składają się:

1. Dziennik
2. Księga główna
3. Księgi pomocnicze
4. Zestawienia obrotów i sald
5. Wykaz składników aktywów i pasywów

U sedna tego systemu leży obowiązek ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w postaci zapisu. Podstawą zapisu zaś, są dowody księgowe zwane „dowodami źródłowymi”, a najlepszym przykładem takiego dowodu księgowego jest faktura.

A zatem faktura jako dowód źródłowy, stanowi element ksiąg rachunkowych. Idźmy dalej i wiedząc już, że przez fakturę należy rozumieć dowód księgowy, sprawdźmy jakie wymogi stawia wobec nich ustawa. I tak oto art. 21 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.) stanowi, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Powoli dochodzimy do odpowiedzi na pytanie, co stanowiło o tak powszechnym zjawisku przechowywania dokumentacji źródłowej w formie papierowej. Kluczem jest tu punkt 6) i obowiązek oznaczenia dokumentu źródłowego w zakresie jego dekretacji w księgach rachunkowych. W praktyce oznaczało to odręczne nanoszenie na dokument numeru nadanemu zapisowi w księdze rachunkowej (na podstawie art. 21 ust. 1a. pkt 2). Cel tego wymogu jest niezwykle prosty – utrzymanie kompletności ksiąg rachunkowych jako bazy danych w ten sposób, że na podstawie dekretu można zidentyfikować zapis i jego parametry w księgach rachunkowych: miesiąc, sposób ujęcia dowodu w księgach i osobę wprowadzającą zapis.

Aby podkreślić kluczowość tego elementu dla pracy z księgami rachunkowymi, wyobraźmy sobie sytuację, w której w trakcie kontroli podatkowej, przedstawiciel organu skarbowego wyciąga z segregatora fakturę o numerze 1/2022 i prosi o wydruk zapisu księgowego dla tego dokumentu księgowego. Numer dokumentu nie jest unikalny, więc odnalezienie dokumentu w bazie danych według tego wymiaru niekoniecznie przyniesie jeden wynik. Unikalny jest jednak numer dekretu, który na dokumencie zapisał podczas księgowania księgowy. Wystarczy wpisać go do systemu, aby odnaleźć ten jeden konkretny dokument.

Przykład banalny i oczywiście słuszne będą głosy mówiące, że wystarczyłoby zawężenie wyszukiwania dodatkowo o identyfikator dostawcy w bazie. Sednem jest jednak fakt, że wobec ksiąg rachunkowych i faktur, które są ich elementem, ustawodawca nakłada pewne obowiązki, które najłatwiej było zrealizować poprzez pracę na fizycznych, papierowych dokumentach.

W ten oto sposób dochodzimy do pytania:

Czy wszyscy pamiętali o wymogach ustawowych?

Pytanie jest absolutnie zasadne. Skoro bowiem tak wiele działów i biur księgowych przeszło niemal z dnia na dzień z dokumentacji papierowej na ich zdigitalizowaną formę, to w jaki sposób wciąż realizują wymóg dekretowania dokumentów źródłowych, czyli m.in. faktur?

Wiedzę o praktykach na rynku czerpię przede wszystkim od Klientów, którzy poszukują nowego partnera do zewnętrznej obsługi księgowej i którzy przy tej okazji dzielą się ze mną swoimi doświadczeniami z pracy z ich obecnym biurem księgowym.

Z niezliczonej liczby takich rozmów wyłonił mi się główny nurt transformacji procesów obiegu dokumentacji księgowej. I tak o to kurierów i listonoszy zastąpiły przede wszystkim pliki w formie PDF przesyłane mailem lub poprzez platformy typu Dropbox, a w miejsce segregatorów pojawiły się niezliczone foldery czy to w ramach własnej infrastruktury serwerowej, czy też rozwiązań chmurowych.

Jeśli następnym krokiem jest wprowadzenie do ksiąg rachunkowych zapisów na podstawie otrzymanych w ten sposób plików, a na dokument źródłowy nie jest nanoszona w sposób trwały informacja o dekrecie, to można niestety postawić tezę, iż taki sposób prowadzenia ksiąg nie jest w pełni zgodny z Ustawą o rachunkowości.

W taki sposób, z pozoru lepsze może stać się wrogiem dobrego. A przecież nie jest tak, że jedyną słuszną i zgodną z prawem formą przechowywania dokumentacji źródłowej jest papier. E-księgowość nie jest mrzonką. Można prowadzić księgi rachunkowe pracując wyłącznie na e-fakturach i skanach, ale cały proces obiegu dokumentów musi być zintegrowany z procesem księgowania, a elektroniczne archiwum dokumentów musi być usystematyzowane i spełniać wymogi ustawowe. 

Chcę oczywiście podkreślić, że na rynku funkcjonuje niezliczona liczba biur rachunkowych jak i wewnętrznych działów księgowych, które pandemiczną transformację procesów opartych na papierze w obiegi elektroniczne zrealizowała wzorowo i w zgodzie z przepisami.

Wiele innych podmiotów nie miało jednak takiej szansy i zmuszonych było podjąć działania doraźne, które w jak najszybszym czasie przyniosłyby efekt w postaci możliwości kontynuowania pracy. Należy przyjąć to ze zrozumieniem, ale z horyzontu nie może umykać fakt, że winny to być rozwiązania tymczasowe.

Skoro działa, to gdzie jest problem?

Zrozumieć można bowiem perspektywę przedsiębiorcy, który przez lata zmuszany był przez księgową zbierać i przekazywać oryginały dokumentów, gdy nagle okazało się, że można wysyłać je skanem, a i półki oraz archiwa przestały puchnąć od kolejnych segregatorów. Z pozoru jest łatwiej i jest szybciej, a więc lepiej. Ale to tylko pozory.

Pierwsze ryzyko zostało jeż de facto wskazane. Ryzyko prawne, czyli potencjalna niezgodność procedur na dokumentach źródłowych z ustawą i wszelkie związane z tym konsekwencje.

Drugie ryzyko nie jest już tak jaskrawo dostrzegalne i związane jest z procesem przenoszenia ksiąg rachunkowych, co ma najczęściej miejsce w związku z outsourcingiem usług lub zmiany biura rachunkowego.

Siłą ksiąg rachunkowych prowadzonych zgodnie z ustawą jest ich uniwersalność rozumiana w ten sposób, że nie ważne kto i na jakim programie księguje, pewne elementy cechują się standaryzacją. To ułatwia proces przejęcia prowadzenia ksiąg rachunkowych pomiędzy zespołami księgowymi.

Koncepcja ta zaczyna się jednak burzyć w momencie pojawiania się odstępstw od tych reguł. Odmienne zasady prowadzenia archiwum dokumentacji źródłowej i brak jego połączenia z księgami rachunkowymi są takimi odstępstwami. 

I tak oto tam, gdzie kiedyś wystarczyło zapakować w kartony opisane segregatory, dziś w realiach błędnie wdrożonej e-księgowości trzeba przeglądać niezliczoną liczbę folderów w poszukiwaniu skanów i zapisanych e-faktur, zupełnie bez gwarancji, że odnalazło się wszystko.

Ryzyko numer 3: bezpieczeństwo danych przechowywanych w formie elektronicznej. Śmiem bowiem twierdzić, że dziś bardziej prawdopodobne od utraty archiwum dokumentów w wyniku żywiołu, jest jego utrata w wyniku ataku hackerskiego lub usterki technicznej. Nie można w żaden sposób bagatelizować tego w jaki sposób są przechowywane i zabezpieczone dane finansowe, w tym księgowe, a ryzyko jest tym wyższe, im mniej usystematyzowany jest elektroniczny obieg dokumentów.

Wszystkie te trzy ryzyka mogą być wyeliminowane, o co od lat dbamy w naszej kancelarii oferując usługi księgowe.

E-księgowość w WZ Partners

Jak w wielu obszarach życia gospodarczego, kluczowe jest doświadczenie, a jeśli chodzi o usługi e-księgowości, w WZ Partners świadczymy je już od 8 lat. Byliśmy prekursorami w użytkowaniu pierwszych platform online do elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowanych z księgami rachunkowymi. Ściśle współpracowaliśmy z twórcami oprogramowania dzieląc się naszymi codziennymi doświadczeniami i dążąc do pełnej zgodności tych rozwiązań z przepisami prawa.

Dziś dzielimy się z klientami naszym know-how, udostępniając im szereg zgodnych z przepisami narzędzi i ułatwiając pracę, nie bagatelizując jednak codziennych zagrożeń. Zespół zaufanych partnerów cały czas dba o ochronę danych naszych Klientów i opiekuje się rozproszoną infrastrukturą backup’ów.

Stale obserwujemy rynek w poszukiwaniu nowości, które pozwolą jeszcze bardziej zwiększyć efektywność naszej współpracy z Klientami, ale nie chcemy iść na skróty, bo wiemy, że w dzisiejszym świecie oszczędność dziś, może oznaczać niespodziewane koszty jutro.