Krajowy system e-faktur: czym jest i jakie szanse oraz zagrożenia przyniesie

Kurz po potężnym zamieszaniu, jakim okazał się być Polski Ład jeszcze nie opadł i być może właśnie tenże kurz przyćmiewa narodziny kolejnej rewolucji, która dotknie praktycznie wszystkich przedsiębiorców. Imię tej rewolucji to „Krajowy System e-Faktur”.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Fundamentem Krajowego Systemu e-Faktur jest nowa forma, w jakiej można od 1 stycznia 2022 roku wystawiać faktury. Mowa tu o tzw. „fakturze ustrukturyzowanej”, czyli w praktyce dokumencie sprzedaży o usystematyzowanej strukturze w formie pliku .xml, który można wystawić wyłącznie za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych pojawiła się w obrocie prawnym jako jeden z kluczowych elementów pakietu SLIM VAT 2. Na razie dokumentowanie sprzedaży za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur jest fakultatywne i mimo zachęt (np. prawo do wcześniejszego zwrotu VAT) korzysta z niego raptem garstka przedsiębiorców. Skala zainteresowania nie dziwi, bo środowisko testowe i stosowna dokumentacja pojawiły się niemal równolegle z wejściem w życie przepisów. Obecnie mamy więc do czynienia z zaznajamianiem się z założeniami oraz API systemu KSeF przez producentów oprogramowania, co jednak nie zraziło przedstawicieli resortu Finansów do ogłoszenia, że korzystanie z systemu będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. Pierwotnie obligatoryjność tego rozwiązania zaplanowano na 1 stycznia 2023 roku. W tym celu zawnioskowano o stosowną zgodę Komisji Europejskiej, której otrzymanie ogłoszono w marcu tego roku. Także w wyniku warunków udzielenia zgody przez KE, Ministerstwo zakomunikowało już o przesunięciu wejścia w życie obligatoryjnego KSeF na II kwartał 2023 roku.

Mimo, że docelową efektywność KSeF osiągnie dopiero w momencie, gdy stanie się on obowiązkowy dla wszystkich podatników, to sygnały o przesunięciu wejścia w życie omawianej rewolucji cieszą. Wydaje się bowiem, że prawdziwa debata i rzetelna ocena założeń ustawodawcy względem realiów codziennego życia gospodarczego jest dopiero przed nami.

KSeF rewolucją w obiegu informacji o zdarzeniach gospodarczych

Skoro już wcześniej mieliśmy w obiegu gospodarczym dwie formy faktury: tradycyjną i elektroniczną, to czemu pojawienie się trzeciej, czyli dokumentu w formie pliku .xml, miałoby być aż tak wielką rewolucją?

Gdyby KSeF sprowadzał się wyłącznie do możliwości wystawiania faktur w formie .xml, być może rzeczywiście używanie pojęcia „rewolucja” byłoby nieuprawnione. Słuszne byłyby bowiem porównania do komunikacji w standardzie EDI, który z sukcesem funkcjonuje już od lat w relacjach między niektórymi przedsiębiorcami.

W czym zatem tkwi ów rewolucyjność? W tym, że faktura sprzedaży wystawiona w KSeF jest od razu przypisywana i widoczna na koncie KSeF nabywcy. A zatem, gdy wszyscy podatnicy zostaną obowiązkowo włączeni do tego systemu, stanie się on jedyną formą przekazywania faktur pomiędzy przedsiębiorcami, eliminując z obrotu faktury tradycyjne i elektroniczne.

Tym samym, wszystkie procedury oparte w swej istocie o obieg dokumentu w formie papierowej, ale przede wszystkim w formie skanu lub pliku PDF, zostaną unicestwione. W ich miejsce trzeba będzie opracować nowe procesy, uwzględniające zupełnie inną chronologię przepływu informacji.

KSeF – jakie niesie ze sobą szanse?

Mimo, że w pierwszym odruchu wielu podatników jest sceptycznie nastawionych do tego typu zmian, doszukując się w nich nadmiernej skłonności fiskusa do inwigilacji przedsiębiorców, to trzeba przyznać, że KSeF to istotny krok w kierunku wykorzystania dostępnej technologii do wymiany danych i tym samym niesie on za sobą wiele zalet.

Biznes już od lat rozwijał standaryzację w obszarze elektronicznej wymiany danych pomiędzy przedsiębiorstwami (EDI), ale nie ulega wątpliwości, że jedynie aparat Państwowy ma możliwości, aby narzucić jednolity standard wszystkim uczestnikom życia gospodarczego. Trzeba przy tym jasno podkreślić, że znakomita większość zalet Krajowego Systemu e-Faktur związana jest z objęciem nim wszystkich podatników.

Przejście wszystkich podatników na wymianę faktur ustandaryzowanych, to eliminacja faktur tradycyjnych i faktur elektronicznych ze wszystkimi towarzyszącymi im bolączkami. Przede wszystkim rozwiąże się problem archiwizacji. W obszarze faktur tradycyjnych, wyzwaniem i kosztem, było fizyczne przechowywanie dokumentów. W przypadku faktur elektronicznych – opracowanie lub wdrożenie systemu archiwizacji, który będzie zgodny z przepisami podatkowymi i rachunkowymi. KSeF przynosi tu ostateczne rozwiązania. Powstanie jedno repozytorium, gdzie faktury w ujednolicanym formacie będą przechowywane w formie online na kontach podatników do 10 lat.

Kolejna fundamentalna zmiana, to sposób i szybkość przekazywania sobie informacji pomiędzy przedsiębiorcami. Tradycyjna ścieżka, w ramach której osoba, która otrzymuje od wystawcy fakturę, musi ów dokument przekazać do księgowości lub wprowadzić do obiegu dokumentów, odchodzi do lamusa. W Krajowym Systemie e-Faktur, faktura wystawiona przez sprzedawcę jest niemal w czasie rzeczywistym odbierana z poziomu konta nabywcy w KSeF. Nie będzie już wydruków czy też plików PDF, wobec których trzeba było dbać o to, aby trafiły do zespołów księgowych i nie zagubiły się po drodze.

Wszystkie powyższe zalety mogą okazać się niezwykle wygodne, szczególnie dla mikro i jednoosobowych przedsiębiorców. W zasadzie nie będą oni musieli zaprzątać sobie głowy procesem zbierania dokumentów i ich przekazywania do swojego biura księgowego. Nadając mu stosowne uprawnienia, biuro będzie miało od razu wgląd do wszystkich krajowych faktur, które w danym miesiącu zostały wystawione na danego Klienta.

Trzeba też liczyć, że wprowadzenie i rozwijanie Krajowego Systemu e-Faktur będzie sukcesywnie wypierać dotychczasowe formy raportowania do organów skarbowych. Już teraz wiadomo, że korzystanie z KSeF wyłącza konieczność sporządzania JPK_FA na wezwanie organu. Trzeba jednak liczyć, że następnym krokiem będzie także eliminacja JPK_VAT w części ewidencyjnej, albo co najmniej jego okrojenie do transakcji spoza KSeF (czyli transakcji międzynarodowych).

KSeF, na co zwróciłem już uwagę wcześniej, będzie rewolucją dla departamentów księgowych i biur rachunkowych. Wdrożenie tego systemu w zasadzie wyeliminuje zjawisko zgubienia dokumentu. Dzięki temu, że faktury będą od razu widoczne na koncie KSeF nabywcy, zupełnie zmieni się także model księgowania, gdyż nie trzeba będzie już czekać na dostarczenie dokumentów przez osoby, które fizycznie je otrzymały.

Tu jednak kij ma dwa końce i ta zaleta jest jednocześnie wadą, bo oznacza konieczność zupełnego przeprojektowania procesów kontroli dokumentów, które wpływają do firmy. A to niestety nie jedyne zagrożenie, jakie niesie za sobą ta rewolucja.

KSeF – zagrożenia i wyzwania

Wystawianie faktury sprzedaży to sztuka sama w sobie i wie o tym niemal każdy księgowy. Wynika to z wysokiego stopnia skomplikowania przepisów, przede wszystkim na gruncie podatku VAT. Wygląda na to, że sprostanie tym wyzwaniom postawiono jako priorytet w pracach nad użytkowością całego systemu. Jednakże sam akt wystawiania faktury sprzedaży, to jedynie część procesu gospodarczego, jaki niesie za sobą wystawienie tego dokumentu. Gross wyzwań pojawia się patrząc na całe zagadnienie od strony nabywcy, a na tym etapie wydaje się, że tej perspektywie nie poświęcono wystarczającej uwagi.

Jak już wspomniałem, KSeF będzie nie lada uproszczeniem spraw księgowych w przypadku jednoosobowych przedsiębiorstw. W takim przypadku zawsze wiadomo bowiem, kto jest odpowiedzialny za dany zakup i czego dotyczył. Sprawa komplikuje się jednak wraz ze wzrostem organizacji i liczbą osób bądź komórek uprawnionych do dokonywania zakupów.

Nie tylko w przedsiębiorstwach, które generują tysiące lub setki faktur dziennie, ale już w tych, których skala sięga kilkudziesięciu faktur zakupu miesięcznie, zagadnienie identyfikacji pochodzenia transakcji jest kluczowe.

Trzeba ustalić, kto jest odpowiedzialny za dany zakup, do którego centrum kosztowego lub projektu go przypisać, kto opłacił daną fakturę (np. jeśli dotyczy transakcji kartą) oraz wiele innych aspektów, w zależności od specyfiki danego biznesu. Firmy radzą sobie z tymi wyzwaniami wprowadzając systemy obiegu dokumentów, które przybierają różną formę. Od najbardziej tradycyjnych, gdzie dokument papierowy opatrywany jest pieczęcią lub dodatkowe niezbędne informacje są nań nanoszone ręcznie, po zaawansowane, elektroniczne systemy obiegu dokumentów. Wszystkie te systemy mają przy tym najczęściej jeden wspólny mianownik: wstępna klasyfikacja dokumentu odbywa się w momencie wprowadzenia go do wewnętrznego systemu obiegu informacji. Krajowy System e-Faktur zupełnie zmieni tę filozofię, bo dokument trafia do systemów nabywcy bezpośrednio od odbiorcy, bez żadnych pośredników i wstępnej weryfikacji.

W obecnym kształcie systemu oznaczać to będzie, że transakcje zakupu w postaci rekordów trafiają do KSeF jako jednego worka, a firmy będą musiały opracować procedury i narzędzia identyfikacji poszczególnych dokumentów pod kątem ich dalszej weryfikacji i kategoryzacji. U znakomitej większości przedsiębiorców, taka zmiana kierunku przepływu informacji to kompletna rewolucja.

Aby lepiej zrozumieć skalę wyzwania, ale także zwrócić uwagę, że KSeF wydaje się być jeszcze niegotowy na efektywne poradzenie sobie z tymi problemami, prześledźmy sobie kilka praktycznych przykładów wystawiania faktur na przedsiębiorcę.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik zakupuje na stacji benzynowej paliwo, prosi o wystawienie faktury, ale myli się w numerze NIP, a dodatkowo obsługa nie zweryfikowała poprawności danych. Faktura nie jest drukowana, bo jej właściwą formą jest plik .xml, więc nabywca nie ma możliwości zorientować się, że popełniony został błąd. Błędny dokument trafia do systemu KSeF i pojawia się na koncie niczego nieświadomego nabywcy, którego NIP omyłkowo wskazano. Co oczywiste, rodzi się zamieszanie i śledztwo, które zajmie trochę czasu, zanim zagadka zostanie rozwiązana.

Podążajmy dalej tym tropem, ale teraz wyobraźmy sobie sytuację, w której błędny NIP podano intencjonalnie. W jakich okolicznościach mogłoby do tego dojść? Np. w ramach bojkotu konsumenckiego i zorganizowanej akcji, w ramach której grupa osób umawia się, że na dokonywane przez siebie zakupu będzie wnioskować o wydanie faktur na daną firmę tak, aby sparaliżować działanie jej departamentu księgowego, który będzie musiał wyjaśniać ich pochodzenie.

Ostatnim przykładem tego wątku niech będzie najbardziej prawdopodobny scenariusz, a więc pracownicy w delegacji. Podróżują oni po całej Polsce biorąc faktury na posiłki, zakwaterowanie, utrzymanie samochodu i wiele, wiele innych. Wszystkie te faktury od wszystkich handlowców, trafiać będą bezpośrednio od sprzedawcy do nabywcy i na listę jego transakcji zakupu w KSeF. Pojawi się wyzwanie w jaki sposób dokonać ich prawidłowego rozliczenia i przypisania.

Wszystkie powyższe problemy mogłyby zostać choćby częściowo rozwiązane poprzez nadawanie uprawnień do otrzymywania faktur w imieniu nabywcy. W tym momencie uprawnienia i zarządzanie nimi dotyczy bowiem wyłącznie dostępu do systemu KSeF i wystawiania w nim faktur. Nie ma jednak ograniczeń co do prawa do występowania o fakturę dla danego podmiotu, ani nie ma też obowiązkowych lub dedykowanych pól, które pozwalałyby na identyfikację osoby odpowiedzialnej za dany zakup.

Twórcy systemu będą zapewne bronić się wskazując, że w KSeF jest możliwość dodawania dedykowanych pól i wpisywania do nich dowolnych wartości, co można by wykorzystać między innymi w omawianych celach identyfikacyjnych.

Oczywiście, w relacjach między profesjonalnym działem sprzedaży i działem zakupu tak właśnie będzie to zapewne działać. Nie zapominajmy jednak, że ma być to system powszechny. Będzie on implementowany najczęściej za pośrednictwem API z poziomu różnych systemów i modułów do wystawiania faktur. Należy zakładać, że nie wszyscy wystawcy będą w stanie dać sobie samodzielnie radę z dodawaniem fakultatywnych pól według określonych kryteriów narzucanych przez różnych nabywców.

Z perspektywy zarządzania informacją o transakcji od strony nabywcy, powyższe wyzwania wydają się być zatem kluczowymi do rozwiązania.

Poważnym wyzwaniem wymagającym wypracowania nowego podejścia, stanie się też szeroko rozumiana kwestia akceptacji faktury. W obecnych realiach, wystawienie faktury nie jest jednoznaczne z jej przyjęciem przez nabywcę. Ma on prawo odmówić jej przyjęcia, np. w przypadku, gdy stoi na stanowisku, że dokumentuje ona zdarzenie gospodarcze w sposób nieprawidłowy lub niezgodny z umową, lub też, jeśli w jego mniemaniu w ogóle nie doszło do wykonania usługi. W tym aspekcie cały proces, którego celem jest przyjęcie i zaakceptowanie faktury, jest ściśle powiązany z realizacją zasad zachowania należytej staranności.

Zupełnie inaczej wyglądać to będzie w ramach KSeF. Proces przekazania dokumentu do nabywcy i potwierdzenie odebrania przez niego dokumentu wyrażone przypisaniem daty przyjęcia dokumentu do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów, odbywa się autonomicznie i automatycznie. Dokument znajduje się zatem w repozytorium dokumentów zakupu, a nabywca musi samodzielnie opracować procesy, w ramach których dokona merytorycznej akceptacji (albo odrzucenia) dokumentu i przyjęcia go (lub nie) do dalszych rozliczeń podatkowych.

Powyższe stanowić będzie szczególne wyzwanie w przypadku biur rachunkowych. W celu dochowania należytej staranności, w ramach współpracy z Klientem, biura rachunkowe muszą otrzymać od niego potwierdzenie, że udokumentowane transakcje przekazane do rozliczeń podatkowych zostały zweryfikowane pod kątem merytorycznym i faktycznie miały miejsce. W tym kontekście samodzielne importowanie faktur zakupu z KSeF przez biuro i ujmowanie ich w rozliczeniach podatkowych nie powinno mieć miejsca i opracowane muszą zostać procesy, w ramach których Klient uprzednio potwierdza prawidłowość przypisanych do niego w ramach KSeF faktur.

Jak w każdym tego typu rozwiązaniu, o efektywności jego działania stanowić będzie stabilność całego systemu: jego dostępność i wydolność. Za fakturę prawidłowo wystawioną uważać będzie się bowiem taką, której po nawiązaniu połączenia z bazą przypisany zostanie numer nadany w KSeF. Już teraz rodzą się pytania o wydolność tego systemu oraz jak jego czasowa niedostępność będzie wpływać na możliwość realizacji sprzedaży. Szczególne obawy dotyczą placówek detalicznych, gdzie fakturę wystawia najczęściej kasjerka i konieczność oczekiwania na połączenie z bazą KSeF może wpływać na płynność prowadzenia sprzedaży.

Ostatnią kwestią wartą poruszenia w tym wątku, jest zwiększenie efektywności wpływów podatku VAT do budżetu. Dojdzie do tego dzięki możliwości skutecznej egzekucji przez fiskusa właściwego stosowania przez podatników art. 86 ust 10b Ustawy o podatku od towarów i usług, w przypadku powszechnego wystawiania faktur w KSeF. Przepis ten instruuje, w którym momencie nabywca ma prawo dokonać odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury i wskazuje, że może tego dokonać nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę.

Problemem i wyzwaniem z perspektywy organów skarbowych jest obecnie skuteczne zweryfikowanie, w którym momencie podatnik faktycznie otrzymał dokument, wobec którego realizuje prawo do odliczenia VAT. Co logiczne, data ta nie może być wcześniejsza niż data wystawienia wskazana na fakturze, ale tu pojawiają się co najmniej dwa problemy:

1. data wystawienia faktury nie musi być w praktyce jednoznaczna z datą, w której dokonano jej przekazania nabywcy;
2. także w związku z powyższym, wystawcy dokumentują datę wystawiania faktury jako wcześniejszą względem faktycznego momentu wystawienia faktury.

W praktyce oznacza to, że jeśli np. 5 czerwca sprzedawca wystawi fakturę wskazując na niej datę sprzedaż i datę wystawienia: 31 maja, a nabywca otrzymując taką fakturę nie odnotuje przekazując ją do działu księgowości, że faktycznie wpłynęła ona do niego w czerwcu, to przy założeniu terminowości przekazywania dokumentów do zaksięgowania, VAT z tejże faktury zostanie rozliczony za okres rozliczeniowy maj. Nie było bowiem informacji ani też dokumentowego potwierdzenia, że data otrzymania faktury była późniejsza, niż formalna data jej wystawienia.

Z punktu widzenia budżetu Państwa, podatek należny i naliczony zostały rozliczone w tym samym okresie i persaldo tego fragmentu łańcucha transakcji = 0.

Jak łatwo wywnioskować, powyższa sytuacja nie będzie miała prawa wystąpić w momencie wdrożenia KSeF. A to dlatego, że wystawca nie będzie miał możliwości antydatowania daty wystawienia faktury na dokumencie. Ta będzie przypisywana automatycznie i będzie zgodna z faktyczną datą jej wystawienia w systemie. Wracając zatem do naszego przykładu, podatek należny powstanie zgodnie z datą sprzedaży, a więc już w maju, ale wpłynięcie faktury do nabywcy i tym samym powstanie prawa do odliczenia zajdzie dopiero w momencie faktycznego wprowadzenia dokumentu sprzedaży do systemy KSeF. Odliczenie VAT nastąpi zatem miesiąc później, co oczywiście jest pozytywnym przesunięciem z perspektywy budżetu państwa.

Jak przygotować się do nadejście KSeF?

Obszarów wymagających przygotowania jest co najmniej kilka, a to w jaki sposób do nich podejść zależeć będzie także od tego, czy dane przedsiębiorstwo posiada własny dział księgowości, czy też korzysta z usług outsourcingu i biura rachunkowego.

Pierwsza kwestia, to obszar wystawiania faktur sprzedaży. Należy zweryfikować, z jakich narzędzi korzystamy obecnie w procesie ich wystawiania i czy producent naszego oprogramowania planuje jego integrację z KSeF.

Jakiekolwiek przesłanki świadczące o tym, że obecnie wykorzystywana aplikacja może nie uzyskać wspomnianej integracji z KSeF, powinny stanowić sygnał alarmowy i de facto początek przygotowań do zmiany systemu.

Należy przy tym zaznaczyć, że najprawdopodobniej przejście z fakturowaniem do środowiska KSeF nie będzie miało rewolucyjnego wpływu na to, w jaki sposób dokumentujemy sprzedaż w naszym programie. Producenci będą dbać o to, aby dotychczasowy interfejs pozostał w możliwie jak najmniej zmienionej formie, ukrywając elementy związane z komunikacją z serwerami Ministerstwa w tle.

Kolejne wyzwania tyczą się zaś głównie procesów związanych z dokumentowaniem zakupów. Największą rewolucję KSeF stanowić będzie dla firm, które obecny obieg dokumentów mają oparty o fizycznie drukowane, papierowe dokumenty. Dla takich podmiotów będzie to rewolucja o 180 stopni i w związku z tym już teraz warto rozpocząć przygotowania do niej. Przedsionkiem dla KSeF powinien być w przypadku takich firm system elektronicznego obiegu dokumentów. Papier powinien być zastąpiony przez skany lub faktury elektroniczne, a cały proces obiegu dokumentu, od jego otrzymania przez odbiorcę dokumentu aż po zaksięgowanie go przez dział księgowości powinien być zdigitalizowany i usystematyzowany. Oznaczanie osoby odpowiedzialnej za zakup, nadawanie kluczowych parametrów dla księgowania, a także wyjaśnianie wątpliwości związanych z treścią dokumentu – to wszystko powinno wydarzać się w zupełnym oderwaniu od fizycznej kopii dokumentu.

Większość procesów wypracowanych w ramach przejścia na nowy model obiegu informacji powinna wówczas mieć zastosowanie także po wejściu w życie KSeF i całkowitym zdigitalizowaniu obiegu faktur od podmiotów krajowych.

Wyzwań będzie znacznie więcej, ale ostatnim, które chciałbym omówić w ramach tej analizy, jest kwestia współpracy z biurem rachunkowym i przygotowania jej do tej niewątpliwej rewolucji.

Organizacja pracy każdego biura rachunkowego zorientowana jest wokół procesu przekazywania im dokumentów przez Klientów. Krajowy System e-Faktur przyniesie w tym zakresie bezprecedensową zmianę, gdyż da możliwość nadawania księgowym uprawnień do samodzielnego pobierania dokumentów zakupu przypisanych danemu Klientowi. Wymagać będzie to zatem nowego spojrzenia na zaprojektowanie współpracy z Klientami w zakresie praw i obowiązków każdej ze stron.

Jest zatem kluczowe, aby biuro rachunkowe miało jasność w zakresie tego jakie narzędzia będzie wykorzystywać po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF i w jakim zakresie oraz co najważniejsze – jak podzieli się obowiązkami w obszarze codziennej obsługi KSeF z Klientem. Bezpośrednim następstwem opracowania modelu współpracy będzie poinformowanie o nim Klientów i ewentualne dostosowanie go do indywidualnej specyfiki wybranych z nich.

Brak przygotowania biura do nadejścia obowiązkowego KSeF oznaczać może jego paraliż organizacyjny, który niechybnie odczują jego Klienci.

Przygotowania do Krajowego Systemu e-Faktur w WZ Partners

W WZ Partners od początku śledzimy losy KSeF, już od momentu pierwszych prac projektowych i legislacyjnych. Uczestniczymy w spotkaniach online z przedstawicielami Ministerstwa Finansów jak i producentów oprogramowania, z którego na co dzień korzystamy zarówno my jak i nasi Klienci.

Już dziś wiemy, że modele współpracy oparte o elektroniczny obieg dokumentów, które z sukcesem wdrażamy już od wielu lat, pozwolą naszym Klientom na bezproblemowe przejście do środowiska KSeF.

Wszystkich mających obawy co do stopnia przygotowania ich firm na nadchodzące zmiany, serdecznie zapraszamy do kontaktu.