Księgowość na SAP Business One

Outsourcing księgowości prowadzimy w dwóch modelach: na naszej infrastrukturze Comarch ERP Optima albo na systemie Klienta. Spółki, w których grupa kapitałowa lub właściciel wymaga prowadzenia ksiąg w SAP Business One, obsługujemy w ich własnym środowisku. Pracujemy na tej samej bazie danych, równolegle z zespołami finansowymi, sprzedażowymi czy logistycznymi Klienta i we współpracy z jego partnerem wdrożeniowym.

Konfiguracja systemu, struktura danych i raporty wykorzystywane przez centralę lub zespół Klienta pozostają bez zmian. Zmiana dotyczy wyłącznie zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie ksiąg – do projektu oddelegowujemy zespół z doświadczeniem w pracy na SAP B1.

Od ponad 10 lat prowadzimy w SAP B1 m.in. księgi oddziału spółki należącej do grupy notowanej na giełdzie w Paryżu i zamykamy miesiąc w terminie D+1. Doświadczenie to łączymy z 33-letnią praktyką WZ Partners w obsłudze spółek z kapitałem zagranicznym, grup kapitałowych i podmiotów notowanych na GPW.

Obsługę księgową w SAP Business One kierujemy przede wszystkim do:

• oddziałów i spółek zależnych międzynarodowych grup kapitałowych, w których centrala wymaga prowadzenia ksiąg w SAP B1 i raportowania w określonych terminach,
• spółek, które w wyniku zmian kadrowych utraciły kompetencje wewnętrznego działu księgowości, a zamierzają utrzymać dotychczasowy system i procesy,
• spółek prowadzących równoległą ewidencję w dwóch systemach: w SAP B1 na potrzeby grupy i w lokalnym programie na potrzeby polskiej sprawozdawczości, które chcą przejść wyłącznie na SAP B1,
• spółek przygotowujących się do zmiany systemu na SAP B1 lub będących w trakcie tego procesu.

Współpraca z partnerem wdrożeniowym Klienta

Nie zmieniamy ustalonego modelu współpracy między Klientem a jego firmą wdrożeniową. Partner wdrożeniowy pozostaje odpowiedzialny za konfigurację techniczną systemu i jego utrzymanie, a my za stronę merytoryczną: plan kont oraz wymogi podatkowe i sprawozdawcze. Do tej współpracy wnosimy doświadczenia z innych projektów: wskazujemy obszary do usprawnienia i inicjujemy automatyzację powtarzalnych czynności.

Monitorowanie zmian przepisów

Na bieżąco informujemy o nowych obowiązkach sprawozdawczych i zmianach w przepisach podatkowych, w ostatnim czasie m.in. o JPK_CIT i KSeF, oraz o ich konsekwencjach dla konfiguracji systemu. Przygotowujemy wymagania merytoryczne i koordynujemy ich wdrożenie z partnerem wdrożeniowym tak, aby zmiany zostały wprowadzone przed terminem ich obowiązywania.

Opiekun, stały zespół i dostęp do Partnerów

Każdy Klient ma przypisanego opiekuna księgowego oraz stały zespół, który zna konfigurację jego systemu i specyfikę działalności. Odpowiadamy w ciągu godzin, nie dni. W sprawach wymagających szerszej wiedzy Klient ma bezpośredni dostęp do Partnerów Zarządzających WZ Partners, w tym Partnera z ponad 25-letnim doświadczeniem w finansach korporacyjnych i praktyką audytorską w KPMG. Komunikację z Klientem i centralą prowadzimy w języku polskim lub angielskim.

Księgowość, kadry i płace oraz reprezentacja przed urzędami

Księgi rachunkowe oraz kadry i płace prowadzimy „pod jednym dachem”, co zapewnia spójność danych między obydwoma obszarami i swobodny przepływ informacji. Możemy reprezentować spółkę przed urzędem skarbowym, ZUS i PIP.

Zamknięcie miesiąca w terminach grupy

Opóźnienie zamknięcia miesiąca w polskiej spółce przekłada się na opóźnienie raportowania całej grupy. Pracując w jednym systemie równolegle z zespołem Klienta, osiągamy zamknięcie miesiąca w terminie D+1. Obejmuje ono zaksięgowanie wszystkich dokumentów źródłowych, a także rezerw, rozliczenia magazynu i odpisów aktualizujących. Termin ten wynika z uzgodnionego podziału zadań między zespołami i przyjętego harmonogramu prac. Dla każdego Klienta ustalamy go indywidualnie, na podstawie wymogów raportowych grupy lub wewnętrznych wymogów raportowania zarządczego jednostki.

JPK_CIT w SAP Business One

Przesyłanie ksiąg w strukturze JPK z przypisaniem kont do znaczników wymaga dostosowania planu kont, najczęściej jego rozbudowy o analitykę nieprzewidzianą przy wdrożeniu systemu. Rozbudowujemy plany kont w SAP B1 pod wymogi JPK_CIT i mapujemy konta do kodów JPK_CIT. Odpowiadamy za poprawność merytoryczną przypisań, a zmiany techniczne realizujemy wspólnie z partnerem wdrożeniowym Klienta.

KSeF w środowisku SAP B1

Faktury pobierane z KSeF powinny trafiać do SAP B1 bez ręcznego wprowadzania danych i bez ryzyka zdublowania dokumentów. Mamy doświadczenie w dwóch modelach. Pierwszy to integracja SaldeoSMART z SAP B1, uzupełniona o elektroniczny obieg i akceptację dokumentów. W WZ Partners posiadamy wewnętrzne kompetencje w zakresie projektowania i konfiguracji obiegów dokumentów SaldeoSMART. Drugi to praca z dodatkiem KSeF dostarczonym przez partnera wdrożeniowego. Jeżeli Klient ma działający proces, pracujemy w jego ramach. Jeżeli nie, proponujemy rozwiązanie sprawdzone w innych projektach.

Kadry i płace zintegrowane z księgami w SAP B1

W spółkach pracujących na SAP B1 wynagrodzenia rozliczane są zwykle w odrębnym systemie, a ich ujęcie w księgach wymaga ręcznego wprowadzenia zapisów księgowych dotyczących wynagrodzeń. Kadry i płace prowadzimy w Comarch ERP Optima. Pracownicy Klienta korzystają z udostępnianego przez WZ Partners panelu Comarch HRM, a akta osobowe prowadzimy w formie e-Teczek. Dane do księgowania list płac są przekazywane między naszymi działami i automatycznie importowane do SAP B1.

Jedna ewidencja zamiast dwóch

Część spółek prowadzi księgi równolegle: w SAP B1 na potrzeby grupy i w lokalnym programie na potrzeby polskich wymogów. Oznacza to podwójny nakład pracy i konieczność stałego uzgadniania danych. Prowadzimy księgi wyłącznie w systemie grupowym, tak aby jedna ewidencja spełniała zarówno wymogi raportowania do grupy, jak i polskiej sprawozdawczości. Przejmując prowadzenie ewidencji księgowej w SAP B1, przenosimy tam całość procesów księgowych, eliminując konieczność prowadzenia ewidencji w dwóch systemach równolegle.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych w SAP B1

Pełna ewidencja księgowa, rozrachunki, deklaracje VAT i CIT oraz roczne sprawozdanie finansowe, prowadzone w systemie Klienta.

Zamknięcie miesiąca i raportowanie dla grupy

Monthly closing w terminach wymaganych przez grupę oraz pakiety raportowe miesięczne, kwartalne i roczne.

Kadry i płace

Naliczanie wynagrodzeń, panel pracownika Comarch HRM, e-Teczki oraz automatyczny import list płac do SAP B1. Pełny zakres usług opisujemy na stronie HR & Payroll.

Wsparcie w obszarze podatkowym

JPK_CIT, dokumentacja cen transferowych, podatek u źródła (WHT) oraz monitorowanie zmian przepisów. W zagadnieniach wymagających doradztwa podatkowego współpracujemy z renomowanymi kancelariami doradztwa podatkowego.

Wsparcie w obsłudze płatności

W ramach dodatkowych usług księgowych wspieramy Klientów w obszarze zarządzania płatnościami wychodzącymi. Zaakceptowane w ramach workflow faktury i płatności za nie wprowadzamy do bankowości elektronicznej Klienta. Tam dokonuje on ostatecznej akceptacji i wysyłki przelewów.

Zmiana systemu na SAP B1

Przejmujemy prowadzenie ksiąg także w trakcie zmiany systemu na SAP B1 i uczestniczymy we wdrożeniu od strony merytorycznej, we współpracy z firmą wdrożeniową. Doświadczenie w tym zakresie zdobyliśmy m.in. przy migracji oddziału zagranicznej spółki z programu Symfonia na SAP B1.

Obsługa badania sprawozdań finansowych

Przygotowujemy dokumentację, zapewniamy biegłym rewidentom dostęp do ksiąg i uzgadniamy korekty, również w zakresie pakietów grupowych.