PEŁNA KSIEGOWOŚĆ – KIEDY MOŻE BYĆ SZANSĄ, A KIEDY BĘDZIE UTRAPIENIEM?

Nadchodzi czas decyzji

Od stycznia 2022 roku wchodzi w życie „Polski Ład”, a wraz z nim rewolucja w sposobie liczenia składki zdrowotnej. Prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze zamiast, jak dotychczas, płacić zryczałtowaną składkę zdrowotną i w części odliczać ją od podatku, od przyszłego roku będą kalkulować ją w wymiarze 4,9% albo 9% liczonych od dochodu, bez prawa odliczenia od podatku.

Dla olbrzymiej części przedsiębiorców działających w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, ale także spółki cywilnej, partnerskiej czy jawnej, oznaczać to będzie istotne obniżenie rentowności ich biznesu. Co naturalne, poszukują oni zatem innych form, które pozwolą im zniwelować negatywne skutki reformy. Tu na horyzoncie pojawiają się zaś opcje w postaci spółek komandytowych, komandytowo-akcyjnych i spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. W wielu przypadkach prognozy rentowności wyglądają wówczas obiecująco, ale tym samym pojawiają się obawy. Każda z powyższych form prowadzenia biznesu oznacza konieczność ewidencji księgowej w ramach tzw. ksiąg rachunkowych, nazywanych potocznie pełną księgowością. Wśród wielu przedsiębiorców budzi to obawy i wizję drastycznego zbiurokratyzowania ich codziennej działalności. Odczytują zatem konieczność takiej zmiany jako pogorszenie warunków prowadzenia biznesu. Czy słusznie i czy zawsze należy to w ten sposób oceniać? Spróbujmy odpowiedzieć sobie na to pytanie.

Pełna księgowość to więcej formalizmu: prawda czy mit?

Prawda. Ale czy przedsiębiorca musi to odczuć? Niekoniecznie.

Pełna księgowość jest u swojej istoty sformalizowanym systemem ewidencji zdarzeń gospodarczych i jej celem jest przedstawienie szerokiego i rzetelnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej. Zasady stosowania tego systemu określa m.in. Ustawa o rachunkowości. Jak poruszać się w tym systemie – to zadanie przede wszystkim dla księgowego, a nie dla przedsiębiorcy. Dlatego jak każdy dobry system, księgowość podmiotu gospodarczego da się zaprojektować w taki sposób, aby formalizm wiążący się z takim sposobem ewidencji, w sposób jak najmniejszy dotykał przedsiębiorcę. Doświadczenie, dobre systemy i umiejętność ich wykorzystywania, ale przede wszystkim profesjonalny księgowy, który ma dla swojego Klienta czas – to klucz do tego, aby pełna księgowość nie była dodatkowym obciążeniem, a może wręcz stała się przewagą konkurencyjną.

Jedną z podstawowych zasad pełnej księgowości, która stanowi jednocześnie jedną z głównych różnic względem podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jest zasada podwójnego zapisu. Oznacza ona, że każde zdarzenie gospodarcze wywołuje skutek bilansowy lub wynikowy oraz, że każde zdarzenie należy zaksięgować po dwóch różnych stronach kont księgowych: stronie Winien i stronie Ma. Przykłady? Oto i one:

• Wystawienie faktury sprzedaży to z jednej strony (strona Ma) rozpoznanie przychodu, z drugiej strony (Strona Winien) – rozpoznanie należności od Klienta
• Zapłata za tę fakturę na rachunek bankowy oznaczać będzie wzrost środków na rachunku (strona Winien) i rozliczenie otrzymania należności od Klienta (Strona Ma)

Powyższe przykłady są jednymi z najprostszych przytoczonymi, aby zaprezentować i zrozumieć sam mechanizm. Wniosek jest jednak następujący – każdy otrzymany przez księgowego dokument, każdy wpływ na rachunek bankowy albo do kasy, każda umowa – wszystkie te dokumenty są przez księgowego analizowane pod kątem ich ewidencji w księgach rachunkowych. Zatem każda transakcja musi być poddana merytorycznej ocenie przez księgowego. Musi on zrozumieć jej naturę, aby prawidłowo ją zaewidencjonować. I już to właśnie stanowi o teoretycznie wyższym stopniu bezpieczeństwa ewidencji rachunkowej.

Trzeba pamiętać, że prostota ewidencji podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) i tym samym przekonanie o jej przewadze nad pełną księgowością, może być poczuciem złudnym.

Zasada dwustronnego zapisu oraz późniejsze raportowanie w formie corocznego sprawozdania finansowego skutkują tym, że żadna transakcja wprowadzona do ksiąg nie powinna zostać pozostawiona jako niewyjaśniona. W pełnej księgowości nie można np. pozostawić bez wyjaśnienia wpływu wysokiej kwoty na rachunek bankowy. W PKPiR zaś, księgowy nawet nie będzie wiedział o takim wpływie na rachunek, bo nie musi ewidencjonować operacji dokonywanych na rachunku bankowym Klienta.

Pełna księgowość minimalizuje zatem ryzyko przeoczenia transakcji i tym samym pominięcia jej skutków podatkowych. Co więcej – na bieżąco budowane jest w formie ksiąg pełne archiwum zdarzeń gospodarczych. W przypadku kontroli podatkowej nie będzie stanowiło problemu udowodnienie, że dana faktura została opłacona i nie było obowiązku korekty VAT z tytułu ulgi na złe długi. W przypadku ewidencji PKPiR, dojście do dowodów może okazać się o wiele trudniejsze i czasochłonne.

Pełna księgowość przewagą konkurencyjną?

Jak wspomniałem wyżej – rachunkowość, to system. I jak każdy system, w zależności od jego funkcjonalności i stopnia wykorzystania, może on być przewagą konkurencyjną lub też może być traktowany jak zło konieczne.

Mamy tu zatem dwa aspekty, które zadecydują o powodzeniu przejścia na pełną księgowość: użytkownicy i narzędzia.

Jeśli chodzi o użytkowników, tu kluczowa jest osoba księgowego. Jeśli jest to osoba, która postrzega księgi rachunkowe jako cenne źródło informacji dla swojego Klienta oraz wykazuje zainteresowanie jego działalnością i ma czas na bieżącą komunikację – wówczas szanse powodzenia projektu bezdyskusyjnie rosną.

Równolegle trzeba podkreślić, że powierzenie swojej księgowości osobie niewykwalifikowanej lub nieutrzymującej bieżącego kontaktu z Klientem, może być źródłem problemów, a ich naprawa okazać się pracochłonna i kosztowna. W skrajnym przypadku może pojawić się konieczność tzw. odtworzenia ksiąg rachunkowych, a więc de facto zaewidencjonowania wszystkich zdarzeń w księgach jeszcze raz.

Jeśli chodzi zaś o narzędzia, rozumieć należy tu przezeń system do prowadzenia ksiąg rachunkowych wraz ze wszelkimi zintegrowanymi z nim narzędziami.

Trzeba mieć na uwadze, że na rynku wciąż obecne i wykorzystywane przez wiele podmiotów, w tym przez biura rachunkowe, są systemy, których początki sięgają XX wieku i które oparte zostały o technologie, które ograniczają możliwości ich rozwoju. Oznacza to, że w otoczeniu rozwijających się wokół narzędzi i platform, np. z obszaru e-commerce czy choćby bankowości online, system księgowy okazuje się być wąskim gardłem przetwarzania informacji. Księgowi tracą czas na manualną obróbkę danych, a Klient (jeśli w ogóle) otrzymuje raporty z opóźnieniem i w formie utrudniającej intuicyjną ocenę kondycji finansowej jego przedsiębiorstwa.

Zatem nowoczesny system do prowadzenia ksiąg rachunkowych oparty o strukturę bazodanową, która pozwala na jego ciągły rozwój realizowany na bieżąco przez jego producentów, to klucz do wykorzystania pełnej księgowości jako przewagi konkurencyjnej.

Kolejny krok, to umiejętność jego wykorzystania i zaprojektowanie planu kont, kategorii, schematów i procesów księgowania w sposób, który zagwarantuje efektywność przetwarzania oraz dostępność i przejrzystość danych.

Sam system prowadzenia ksiąg to narzędzie kluczowe, ale z punktu widzenia Klienta nie najważniejsze, jeśli chodzi o codzienność. Dla przedsiębiorcy ważna jest prostota wymiany danych oraz szybkość dostępu do nich. Tu kluczowa jest integracja systemu księgowego z narzędziami do obiegu dokumentów oraz modułami raportowania.

Zapewne w tym miejscu pojawiają się pytania – jeśli będę współpracował z dobrym biurem rachunkowym, pracującym na najlepszych systemach i posiadającym kompetentnych księgowych – gdzie znajdę w pełnej księgowości przewagi konkurencyjne? Cóż, lista może być bardzo długa i zależeć od profilu przedsiębiorstwa, ale postarajmy się wskazać choćby kilka przykładów:

• Łatwiejsza kontrola stanu należności i zadłużenia – pełna księgowość wymaga prowadzenia rozrachunków i łączenia dokumentów zakupu lub sprzedaży z płatnościami. Daje to lepszą kontrolę nad cash flow, a integrując program do prowadzenia ksiąg rachunkowych z bankowością online, można zautomatyzować procesy windykacyjne i poprawić płynność.
• Pełen obraz dochodowości biznesu – zgubienie lub niedostarczenie do księgowości faktury nie oznacza, że wydatek nie zostanie uwzględniony w kalkulowaniu wyniku finansowego przedsiębiorstwa. Dzięki księgowaniu rezerw, można zyskać rzetelniejszy obraz kondycji finansowej przedsiębiorstwa w danym okresie.
• Systematyzacja kategoryzowania przychodów i kosztów – dzięki temu, że ewidencjonowane są wszystkie koszty, a każdy z nich jest kategoryzowany w ramach kont księgowych, w bardzo łatwy sposób można dokonywać procesu budżetowania lub symulowania wybranych scenariuszy wzrostu lub spadku przychodów lub kosztów wybranej kategorii.
• Łatwiejsze wdrożenie ulg podatkowych – ulgi podatkowe takie jak B+R czy IP Box wymagają wydzielonej ewidencji księgowej. Jest to o wiele łatwiejsze do przeprowadzenia i kontrolowania w przypadku pełnych ksiąg rachunkowych.
• Dostęp do narzędzi finansowych – pełne księgi prowadzone w oparciu o nowoczesne oprogramowania, to dostęp do narzędzi ułatwiających automatyzację – zarówno w kontekście uploadu danych (systemy obiegu dokumentów) jak i ich analizy (dashboard’y, automatyczne subskrypcje raportów).

Co zrobić, aby było najprościej?

Automatyczne raportowanie, obiegi dokumentów, budżetowanie – dla wielu osób są to kwestie zbędne. Prowadzą prosty, powtarzalny biznes znając na pamięć wszystkie transakcje i chcą wiedzieć czy i jak można przejść na księgi rachunkowe, żeby nie dokładać sobie dodatkowej pracy. Czy da się to zrobić? Oczywiście tak. Znów – kluczowe są narzędzia i ludzie oraz zaprojektowanie efektywnych procesów.

Prowadzenie biznesu w oparciu o podmiot prowadzący pełne księgi rachunkowe może być w dobie szerokiego outsourcingu usług księgowych niemal bezobsługowe. Korzystając z usług zaufanego biura księgowego można bowiem zlecić mu:

• wystawianie i wysyłanie do Klientów faktur sprzedaży,
• wprowadzanie płatności do banku,
• samodzielne importowanie danych z banku.

Dodatkowo można zautomatyzować procesy wpływania faktur zakupu tak, aby były one wysyłane przez dostawców bezpośrednio na platformę obsługiwaną przez biuro rachunkowe albo co najmniej wykorzystać w tym obszarze udostępniane przez biuro aplikacje webowe i mobilne.

Trzeba jednak pamiętać, że stopień zautomatyzowania obsługi księgowej i możliwości w tym zakresie, są wprost proporcjonalne do poziomu skomplikowania i powtarzalności biznesu.

Co więcej, w biurze rachunkowym jako miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych, można bez przeszkód zarejestrować adres siedziby Spółki, jeśli forma prowadzonego biznesu na to pozwala.

Usługi Księgowe w WZ Partners

Wszystkich, którzy chcą ze standardu swojej obsługi księgowej uczynić przewagę konkurencyjną, zapraszamy do współpracy z zespołem naszych księgowych. Jako zespół WZ Partners wkładamy codziennie wiele wysiłku, aby jakość naszej pracy była na najwyższym poziomie, dlatego zależy nam, aby wyniki naszej pracy pomagały naszym Klientom.

Jeśli chcą Państwo zgłębić dostępne dla siebie opcje i omówić, jak mogłaby wyglądać obsługa Państwa przedsiębiorstwa, serdecznie zapraszam do kontaktu.