Wybór nowego biura rachunkowego i poznanie skali wyzwania – krok 2

Krok po kroku: zmiana biura rachunkowego

Krok 2

Proces wyboru nowego biura rachunkowego i poznanie skali wyzwania

Jak przygotować się do rozmów z kandydatami na nowe biuro rachunkowe?

Najważniejszą kwestią jest zaprezentowanie rzetelnego i faktycznego obrazu co do skali szeroko pojętej rachunkowości, której prowadzenie ma przejąć nowe biuro rachunkowe. Im więcej jakościowych i aktualnych danych przekażemy wszystkim kandydatom, tym bardziej można zakładać, że otrzymane oferty są względem siebie porównywalne.

Pamiętajmy, że po drugiej stronie są doświadczeni profesjonaliści, a zatem zestaw niezbędnych im informacji nie musi być bardzo szczegółowy.

Oto dane, które będą najbardziej przydatne dla zorientowania się przez biuro rachunkowe o skali czekającego je wyzwania:

Przeciętna miesięczna liczba transakcji

w tym zakresie kluczowe będą informacje o liczbie faktur sprzedaży, faktur zakup oraz operacji bankowych. Jeśli w branży występuje sezonowość – należy zwrócić na to uwagę i doprecyzować, jakiego wzrostu wolumenu transakcji można się wówczas spodziewać. Jeśli istotną część transakcji stanowią transakcje zagraniczne i transakcje w walucie obcej – również warto zwrócić na to uwagę.

Procesy biznesowe

wybrane branże charakteryzują się specyficznymi dla niej procesami biznesowymi. Niektóre z nich wymagają ścisłej współpracy z działem księgowości i informacji zwrotnej z ksiąg rachunkowych. Przykłady: przedpłaty od Klientów, depozyty i kaucje, rabaty do sprzedaży, faktoring, dotacje, programy badawcze itd. Informacje o nich są bardzo cenne dla każdego kandydata na nowe biuro rachunkowe.

Aktualne zestawienia finansowe

Aktualny bilans oraz rachunek zysków i strat to podstawowe zestawienia finansowe, które warto uzyskać od obecnego biura rachunkowego przed przystąpieniem do poszukiwania następcy. W wielu aspektach prezentują one dane zagregowane, ale dla doświadczonego eksperta będą to pomocne materiały dla oceny skali przedsięwzięcia lub zwrócenia uwagi na elementy mogące wymagać wnikliwszej analizy. 

Programy do ewidencji zdarzeń finansowych

w tym obszarze najcenniejszą wiadomością dla nowego biura rachunkowego będzie to, na jakim obecnie programie są prowadzone księgi rachunkowe. To pomocny element dla wyboru scenariusza procesu przejęcia ksiąg rachunkowych jak i zdolności do przeglądu danych archiwalnych po zakończeniu współpracy z obecnym biurem. Oprócz tego warto wskazać czy i jakie aplikacje wykorzystuje bezpośrednio firma, np. do wystawiania faktur sprzedaży, obiegu dokumentów, ewidencji gospodarki magazynowej etc.

Jest kilka elementów, które warto zweryfikować lub potwierdzić, aby uniknąć niespodzianek w momencie, gdy rozpocznie się proces przekazywania ksiąg rachunkowych pomiędzy biurami rachunkowymi.

W pierwszej kolejności należy zweryfikować status zamknięcia poprzedniego roku. Jeśli przygotowania do zmiany biura rachunkowego odbywają się w trakcie drugiego półrocza – w tym terminie na platformie ekrs powinno być już opublikowane zatwierdzone sprawozdanie finansowe za miniony rok obrotowy. Jeśli z jakichkolwiek przyczyn nie jest ono tam dostępne – przyczyny te należy wyjaśnić i uzgodnić wiążący harmonogram ostatecznego zamknięcia poprzedniego roku.

Kolejną, już znacznie bardziej analityczną czynnością, którą warto podjąć, jest weryfikacja zestawienia obrotów i sald. Najlepiej jest to zrobić wspólnie z obecnym zespołem księgowych prosząc, aby wskazali, które salda wymagają z ich perspektywy wyjaśnienia. Może okazać się, że do wybranych transakcji (np. płatności) wciąż nie dotarły dokumenty źródłowe (np. faktury lub umowy). Należy wówczas dochować wszelkich starań, aby uzupełnić wszystkie wskazane braki. 

Jeśli zestawienie obrotów i sald analizujemy samodzielnie, szczególną uwagę powinny zwrócić wówczas jakiekolwiek salda na koncie środków pieniężnych w drodze i kontach zatytułowanych „do wyjaśnienia” lub podobnie.

Ostatnią kwestią wartą dopilnowania jest przeprowadzenie inwentaryzacji, której obowiązek wynika także wprost z przepisów Ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacji podlegają między innymi środki pieniężne, zapasy, środki trwałe należności. Część z nich odbywa się w drodze spisu z natury i wówczas wymaga bezpośredniego zaangażowania Klienta, a część jest realizowana w ramach tzw. procedury potwierdzenia sald, która z kolei wymaga zaangażowania zespołów księgowych. 

Inwentaryzacje są niezwykle ważną procedurą nabierającą szczególnej wagi w kontekście przeniesienia ksiąg rachunkowych z końcem roku obrotowego. Należy zatem ustalić wspólnie z biurem rachunkowym harmonogram ich przeprowadzenia oraz stosowny podział obowiązków. Wyniki inwentaryzacji powinny być uwzględnione w księgach przed ich przeniesieniem do nowego biura rachunkowego.

Najczęstszą praktyką jest przeprowadzanie procesu zmiany biura rachunkowego na przełomie roku. Jest to jednocześnie czas, w którym zwiększyć należy czujność w zakresie szeregu ustawowych limitów rodzących nowe obowiązki lub zmieniające status podatkowy przedsiębiorcy.

Większość skutków przekroczenia wybranych limitów będzie miało implikację na następny rok obrotowy. Co zatem naturalne, będzie to okres poza odpowiedzialnością obecnego biura rachunkowego, które w związku z tym najpewniej zaniecha monitorowania właściwych wskaźników. 

Z kolei uzyskanie przez nowe biuro wglądu w pełną dokumentację i następnie zaznajomienie się z nią, zajmie trochę czasu. Gdy nowy usługodawca zorientuje się co do przekroczenia wybranych limitów, przekazanie tej informacji Klientowi może się okazać dla niego dużą niespodzianką i będzie już za późno na zmianę zastanego stanu rzeczy.

Poniżej opisujemy wybrane limity rodzące dodatkowe obowiązki lub zmieniające status podatkowy przedsiębiorcy.

Obowiązkowe badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta

Referencją dla tego obowiązku są dane finansowe za ostatni zakończony rok obrotowy. Oprócz spółek, które z mocy ustawy są bezwarunkowo objęte tym obowiązkiem, pozostałe podmioty musza przekroczyć 2 z 3 poniższych warunków:

1. średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
2. suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 3.125.000 euro (do 2024 limit ten wynosił 2.500.000 euro),
3. przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 6.250.000 euro (do 2024 limit ten wynosił 5.000.000 euro).

Zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy o rachunkowości wielkości wyrażone w euro przelicza się na walutę polską zasadniczo po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na dzień bilansowy.

Obsługa przeprowadzania badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta to nie tylko dodatkowe koszty obsługi całego procesu po stronie biura rachunkowego, ale także utrata prawa do pewnych zwolnień przewidzianych przez ustawę o rachunkowości. Warto pilnować powyższych limitów aby nie być zaskoczonym dodatkowymi, nieprzewidzianymi kosztami.

Limit małego podatnika CIT

Ten limit nie ma bezpośredniego przełożenia na kształtowanie się kosztów obsługi księgowej. Ma jednak niebagatelny wpływ na rentowność przedsiębiorstwa.

Dla celów podatku dochodowego CIT małym podatnikiem jest podatnik, u którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą VAT należnego) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2.000.000 euro. Jeśli w minionym roku powyższy limit został przekroczony, począwszy od nowego roku stawka podatkowa CIT rośnie z 9% do 19%.

Powyższy limit, oparty o wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT i jego przekroczenie w danym roku oznacza jedynie, że status małego podatnika zostanie utracony najpóźniej od początku następnego roku. Istnieje jednak kolejny limit, także wynoszący 2.000.000 EUR, ale odnoszący się już do całkowitej liczby przychodów (innych niż klasyfikowane do zysków kapitałowych), bez ich powiększenia o podatek VAT. Przekroczenie limitu 2.000.000 EUR według tego kryterium w trakcie roku oznacza automatyczną utratę prawa do obniżonej, 9% stawki CIT w stosunku do całego roku, w którym nastąpiło przekroczenie.

 Limity cen transferowych

Limity te dotyczą transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi w rozumieniu przepisów prawa podatkowego. Ich przekroczenie oznacza, że strony transakcji muszą sporządzić dokumentację cen transferowych, chyba że istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia. 

Istotą dokumentacji jest udowodnienie, że transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi zostały zawarte na warunkach rynkowych czyli takich, jakie uzgodniłyby między sobą niezależne przedsiębiorstwa.

Termin na sporządzenie dokumentacji, tzw. „local file” to nie później niż 10 miesiąc następujący po roku, w którym doszło do przekroczenia ustawowych limitów dla danego rodzaju transakcji. W przypadku gdy rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym jest to koniec października.

Oto rodzaje transakcji i przypisane im progi, których przekroczenie rodzi obowiązek dokumentacyjny:

• Transakcja towarowa: 10.000.000 PLN
• Transakcja finansowa: 10.000.000 PLN
• Transakcja usługowa: 2.000.000 PLN
• Transakcja o innym charakterze: 2.000.000 PLN
• Transakcja finansowa zawarta z podmiotem (powiązanym lub niezależnym) mającym siedzibę w „raju podatkowym”: 2.500.000 PLN
• Transakcja inna niż finansowa zawarta z podmiotem (powiązanym lub niezależnym) mającym siedzibę w „raju podatkowym”: 500.000 PLN

Następne Kroki

W kolejnym, ostatnim już wpisie z tej serii wskażemy na co zwrócić uwagę organizując proces faktycznego przekazywania dokumentacji księgowej (krok 3).