Zmiana biura rachunkowego – Przygotowania formalne i przeniesienie ksiąg rachunkowych – krok 1

Krok po kroku: zmiana biura rachunkowego

Krok 1

Przygotowania formalne i decyzja o dacie przeniesienia ksiąg rachunkowych

W odpowiedzi na to przygotowaliśmy krótką, 3 częściową serię poświęconą zagadnieniu przeniesienia ksiąg rachunkowych do nowego biura rachunkowego. Nasze wpisy będą poświęcone tematyce tzw. pełnych ksiąg rachunkowych, zwanej inaczej księgowością kontową, a nie tzw. uproszczonej księgowości: KPiR.

Omówimy 3 kroki, w których realizuje się proces zmiany biura rachunkowego. Każdemu z nich poświęcamy osobny wpis:

• Krok 1: przygotowania formalne i decyzja o dacie przeniesienia ksiąg rachunkowych. W tej części skupimy się na przygotowaniach do całego procesu: zrozumieniu uwarunkowań formalnych oraz decyzji, na jaki dzień ustalić moment przeniesienia ksiąg rachunkowych.

• Krok 2: proces wyboru nowego biura rachunkowego i poznanie skali wyzwania. Krok drugi będzie poświęcony temu, jak przy okazji poszukiwania nowego biura rachunkowego zbadać obecny stan swoich ksiąg rachunkowych oraz w jaki sposób zidentyfikować obszary, które mogą wymagać uporządkowania w ramach całego procesu.

• Krok 3: przenoszenie ksiąg i przekazywanie dokumentacji pomiędzy biurami rachunkowymi. Ostatni wpis z serii poświęcimy faktycznemu procesowi przekazywania ksiąg pomiędzy biurami rachunkowymi i najważniejszym kwestiom związanym z transferem dokumentów oraz danych.

Odpowiedź na to pytanie nie jest oczywista. Pojęcie usług księgowych nie ma swojej ustawowej definicji. Takową posiada „Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych”, którego definicję znajdziemy bezpośrednio w Ustawie o Rachunkowości (z dn. 29.09.1994 r.) i artykule 76a ust. 1.:

1. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 24, 974 i 1570), polegającą na świadczeniu usług w zakresie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6

Wspomniane punkty 2-6 stanowią zaś jak niżej:

Rachunkowość jednostki obejmuje:

(…)

2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

5) sporządzanie sprawozdań finansowych;

6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;

Czego nie zawiera ta definicja, a co zwykle rozumiane jest przez przedsiębiorców jako element usług księgowych:

1. Obliczania i deklarowania podstawy i kwoty podatku dochodowego CIT lub PIT.
2. Prowadzenia ewidencji VAT, kalkulacji tego podatku i realizacji obowiązków sprawozdawczych w niniejszym zakresie.
3. Prowadzenia spraw kadrowych.
4. Naliczania list płac i realizacji obowiązków kalkulacyjnych i sprawozdawczych ZUS.
5. Obsługi sprawozdawczości statystycznej, np. GUS lub NBP.

Biura rachunkowe przygotowują swoją ofertę najczęściej w taki sposób, aby zapewnić Klientom obsługę we wszystkich wymienionych wyżej obszarach nadając wówczas swoim usługom definicję usług księgowych.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że nie jest bezwzględnie konieczne zlecenie realizacji wszystkich wymienionych usług (1-5) temu samemu podmiotowi, któremu powierzane jest usługowe prowadzenie ksiąg.

I tak oto:

Usługa obliczania podatku dochodowego

choć jest to bardzo rzadko praktykowane zdarza się, że usługę w tym zakresie zleca się zewnętrznemu doradcy podatkowemu.

Kompleksowa obsługa sprawozdawczości VAT

szczególnie w przypadku międzynarodowych grup kapitałowych, gdzie ewidencja rachunkowa prowadzona jest w ramach globalnego programu ERP udostępnionego przez grupę, lokalne obowiązki w zakresie sprawozdawczości VAT mogą być zlecone zewnętrznemu podmiotowi, który prowadzi wówczas lokalną ewidencję VAT na oprogramowaniu zgodnym z wymogami polskich przepisów.

Prowadzenie spraw kadrowych

outsourcing samego obszaru HR nie jest jeszcze powszechnie spotykanym na polskim rynku rozwiązaniem, jednakże bardzo popularna jest opieka nad tym obszarem w modelu in-house za pośrednictwem HR Managera i jego zespołu.

Biorąc pod uwagę jak ważnym elementem współczesnego biznesu jest odpowiedni zespół, outsourcowanie obszaru onboardingu i miękkiego HR może być wręcz nierekomendowane, ponieważ osobisty kontakt z pracownikiem na tym etapie buduje więź z organizacją 

Naliczanie wynagrodzeń 

zwane powszechnie usługą payroll. Outsourcing tego obszaru do wyspecjalizowanego podmiotu to bardzo popularne rozwiązanie. Wówczas zewnętrzny dział payroll odpowiada za kalkulację wynagrodzeń oraz związanych z nimi obciążeń podatkowych i składkowych. Obsługuje proces realizacji płatności a do działu księgowości przesyła zestawienie, na podstawie którego realizuje on księgowanie list płac. Należy jednak pamiętać, że dla potrzeb payrollu dostawca usługi dysponuje minimalnym zasobem wiedzy o zespole Klienta, dlatego do zakresu tej usługi nie zalicza się przygotowania dokumentacji czy opieki nad papierowymi aktami osobowymi

Obsługa sprawozdawczości statystycznej GUS lub NBP

najczęstszym rozwiązaniem jest zlecenie tych czynności do biura rachunkowego, lecz niekiedy zdarza się, że raporty te obsługuje wewnętrzny dział finansowy po stronie klienta.

Analiza treści umowy i warunków współpracy z obecnym biurem rachunkowym to bezwzględnie pierwszy krok, od jakiego należy rozpocząć analizę procesu zmiany biura rachunkowego.

Wiodącą kwestią jest weryfikacja przedmiotu umowy i sprawdzenie, czy pokrywa się on z realnym zakresem usług świadczonych przez biuro rachunkowe. 

Kolejnym zagadnieniem jest sprawdzenie, które usługi realizowane są na zasadzie zlecenia, czyli w ramach stałej współpracy w okresie obowiązywania umowy, a wobec których przewidziana jest dedykowana stawka za ich wykonanie (dzieło).

Ugruntowana praktyka rynkowa zakłada, że gdy termin wypowiedzenia upływa wraz z ostatnim dniem roku obrotowego, do obowiązków dotychczasowego usługodawcy należy wykonanie wszystkich obowiązków sprawozdawczych i deklaracyjnych dotyczących okresu, za który był odpowiedzialny. A zatem sporządza on roczne deklaracje podatkowe oraz przygotowuje i podpisuje roczne sprawozdanie finansowe.

Praktyka ta nie ma jednak jednoznacznego poparcia w przepisach. Ustawa o rachunkowości wskazuje, że sprawozdanie finansowe podpisuje „osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych”, nie zaś „osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych roku, którego dotyczy sprawozdanie”. 

Jeśli zatem treść umowy o świadczenie usług księgowych pozostawia wątpliwości w zakresie odpowiedzialności za roczne obowiązki deklaracyjne i sprawozdawcze – warto dokonać w tym zakresie bezpośrednich uzgodnień z obecnym biurem rachunkowym i poczynione ustalenia potwierdzić poprzez ich zamieszczenie w treści wypowiedzenia.

Ustalenie terminu wypowiedzenia to ostatni kluczowy element analizy treści umowy. Zwyczajowo okres ten wynosi 1 lub 3 miesiące. Jak odpowiednio powiązać moment wypowiedzenia ksiąg z datą przekazania ich prowadzenia do nowego biura – o tym w dalszej części tego wpisu. 

Powszechnie zakłada się, że najlepszym momentem przekazania prowadzenia ksiąg do nowego biura rachunkowego jest początek nowego roku podatkowego. Istotnie, rozwiązanie to ma jedną podstawową zaletę, jaką jest jednoznaczne rozgraniczenie odpowiedzialności pomiędzy poprzednim, a nowym usługodawcą. 

Zgodnie z opisaną wyżej praktyką rynkową, biuro rachunkowe kończące swoje usługi księgowe dla Klienta dokonuje pełnego rozliczenia mijającego roku przygotowując roczną deklarację podatkową, sporządzając i podpisując sprawozdanie finansowe sporządzone z zachowaniem ustawowych reguł w zakresie wyceny i inwentaryzacji oraz przekazując tzw. bilans zamknięcia ksiąg uzgadniający się do wymienionych wyżej dokumentów.

Ponadto, otwarcie nowego roku obrotowego daje możliwość wprowadzenia istotnych zmian w planie kont i związanych z tym technik księgowania oraz ewidencji. Bardzo często jest to jeden z celów, jakie przedsiębiorcy stawiają przed nowym biurem rachunkowym. Nie zawsze jest to możliwe w wariancie zmiany biura rachunkowego w trakcie roku obrotowego.

Wspomniane, bardzo silne argumenty, przemawiają za takim właśnie scenariuszem momentu zmiany biura rachunkowego i prowadzenia ksiąg. Kluczowe wyzwanie stanowi w tym wariancie sezonowość prac w branży księgowej. Jest to bowiem moment, w którym Klientowi (de facto byłemu) zależy na jak najszybszym zamknięciu ksiąg rachunkowych i ich przekazaniu do nowej firmy outsourcingowej, co zbiega się z okresem najintensywniejszych prac w branży księgowej. 

W krótkim okresie: od stycznia do końca marca, biura rachunkowe muszą zaksięgować ostatni miesiąc roku, dokończyć inwentaryzację sald i wycenę pozycji bilansowych, sporządzić roczne sprawozdanie finansowe, obliczyć podatek dochodowy i złożyć roczną jego deklarację. 

Równolegle te same zespoły księgowe muszą zapewnić ciągłość księgowania bieżących okresów sprawozdawczych (stycznia i lutego). Najczęściej nie pozostaje to bez wpływu na ich responsywność i stopień zaangażowania w proces przekazywania danych, informacji i wyjaśnień nowemu usługodawcy, u którego również jest to okres wzmożonego obciążenia.

Oczywistą alternatywą jest przeniesienie ksiąg rachunkowych pomiędzy biurami rachunkowymi w trakcie trwania roku obrotowego. Największym wyzwaniem jest wówczas kwestia przeniesienia księgowań bieżącego roku i ich kontynuowanie przez nowy podmiot. W tym wariancie możliwych jest kilka scenariuszy:

Przeniesienie księgowań tzw. obrotami

Nie przenosi się wówczas do systemu księgowego nowej firmy outsourcingowej każdego księgowania z osobna wykonanego przez poprzednie biuro rachunkowego. Przenosi się wyłącznie tzw. salda obrotów. Oznacza to przechowywanie ksiąg rachunkowych w ramach całego roku w dwóch oddzielnych bazach danych: bazie poprzedniego biura (w formie wydruków lub kopii bazy danych) i bazie obecnego biura. 

Kontynuacja prowadzenia ksiąg na kopii bazy danych

Jeśli poprzednie i nowo wybrane biuro rachunkowe pracują na tym samym systemie finansowo księgowym, jest to optymalna forma przeniesienia prowadzenia ksiąg. Ustalany jest wówczas cut-off date – moment, w którym dotychczasowe biuro zaprzestaje prac, generuje kopię bazy danych i przekazuje ją do nowej firmy outsourcingowej. Ta odtwarza kopię bazy w swoim środowisku bazodanowym i kontynuuje na niej prace w ramach tego samego programu finansowo księgowego.

Częściowe odtworzenie ksiąg / księgowanie równolegle przez dwa biura rachunkowe jednocześnie

Jedna z dostępnych opcji, kiedy Klient rozważa przeprowadzenie procesu zmiany biura rachunkowego w pierwszym półroczu roku obrachunkowego.  Scenariusz może być wówczas następujący: dotychczasowe biuro rachunkowe prowadzi księgi do końca marca danego roku, jednakże równolegle wybrany jest już nowy usługodawca, któremu Klient chce powierzyć prowadzenie ksiąg od początku roku. 

Nowe biuro rachunkowe ustala z Klientem nowy plan kont i techniki ewidencyjne i według nich odtwarza prowadzenie ksiąg począwszy od stycznia. W efekcie pierwszy kwartał jest równolegle zaksięgowany w dwóch różnych biurach rachunkowych, ale kompletne i wiążące księgi za cały rok obrachunkowy będą dostępne w ramach bazy danych nowego usługodawcy. W tym rozwiązaniu proces przekazania ksiąg rachunkowych jest zwykle najbardziej płynny.

W kolejnych wpisach skupimy się na faktycznym procesie przekazywania ksiąg rachunkowych: jak się do niego przygotować i zawczasu zidentyfikować potencjalne wyzwania (krok 2) oraz na co zwrócić uwagę organizując proces faktycznego przekazywania dokumentacji księgowej (krok 3).